Protection des renseignements personnels
POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1. PRÉAMBULE
La Politique de gouvernance sur la protection des renseignements personnels (ci-après « la Politique ») est adoptée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, c. P-39.1 (ci-après « Loi sur le privé »).
Le CPE/BC La Mère Schtroumph (ci-après « le CPE/BC ») est une personne morale à but non lucratif qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Il est donc assujetti à la Loi sur le privé.
Dans le cadre de ses activités, le CPE/BC doit collecter, utiliser et conserver des renseignements personnels en vertu de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance, du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance, du Règlement sur la contribution réduite ainsi que des directives et instructions du ministère de la Famille.
Cette Politique s’applique au CPE/BC, ce qui inclut notamment les membres de son personnel, aux membres du conseil d’administration, aux stagiaires et bénévoles, le cas échéant, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte du CPE/BC.
Elle s’applique pour tous les renseignements personnels collectés, utilisés et conservés par le CPE/BC, et ce, peu importe leur forme. La Politique vise les renseignements personnels contenus dans tous les types de documents physiques ou numériques, au sens large, que leur forme soit écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Elle s’applique également à l’égard du site internet du CPE/BC, le cas échéant.
2. OBJECTIFS
La présente Politique décrit les normes de collecte, d'utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels afin d’assurer la protection de ces renseignements. Elle explique également les rôles et les responsabilités des membres du personnel du CPE/BC tout au long du cycle de vie de ces renseignements et un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ceux-ci.
3. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de ses activités, le CPE/BC peut recueillir et traiter différents types de renseignements personnels, y compris :
- des renseignements d’identité, comme un nom ou un prénom, âge, date de naissance;
- des coordonnées de contact, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
- des renseignements nécessaires lors de l’inscription d’un enfant au CPE/BC, notamment la fiche d’inscription, l’entente de service, le numéro de sécurité sociale, les coordonnées bancaires pour le débit préautorisé, etc.;
- des renseignements nécessaires à la constitution du dossier des parents qui font une demande d'admissibilité à la contribution réduite tels que la demande de contribution réduite, le certificat, l’acte de naissance ou le document établissant la citoyenneté canadienne du parent et le certificat ou l’acte de naissance de l’enfant, les correspondances avec le parent, etc.;
- des renseignements nécessaires durant la fréquentation d’un enfant, notamment les fiches d’assiduité, les rapports d’incident, les documents en lien avec l’administration de médicaments, les directives d’un parents en lien avec les restrictions alimentaires de son enfant, le cas échéant, etc.;
- des renseignements nécessaires à la constitution du dossier éducatif d’un enfant, notamment le portrait périodique;
- des renseignements relatifs aux membres du personnel, stagiaires ou bénévoles du CPE/BC, notamment les dossiers du personnel, les certificats de formation, les documents relatifs à la vérification des empêchements, etc.;
- des renseignements nécessaires à la tenue du dossier des responsables de garde éducatif en milieu familial ;
- tout autre renseignement personnel nécessaire dans le cadre de ses activités.
4. COLLECTE
Le CPE/BC collecte des renseignements personnels notamment auprès des parents, des enfants qui fréquentent le CPE/BC et de son personnel.
Le CPE/BC collecte également des renseignements personnels auprès des responsables de garde éducatif en milieu familial reconnu sur son territoire et des personnes requérantes.
De façon générale, le CPE/BC collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir volontairement ses renseignements personnels dans le cadre volontaire des activités du CPE/BC, tels que lors de l’inscription d’un enfant ou lors d’une embauche.
Dans tous les cas, le CPE/BC ne collecte des renseignements personnels que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
À moins d’une exception prévue par la loi, le CPE/BC demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers.
Considérant que le CPE/BC collecte des renseignements personnels par un moyen technologique, il s’est doté d’une Politique de confidentialité.
5. UTILISATION
Le CPE/BC s’engage à utiliser les renseignements personnels en sa possession uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquels la loi l’autorise à les utiliser. Il peut toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans le consentement de la personne visée lorsque cela est permis ou exigé par la loi.
Dans certaines circonstances particulières, le CPE/BC peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que la personne concernée soit en informée ou qu’elle n’ait donné son consentement. De telles circonstances sont réunies notamment lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir son consentement, lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne, lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude ou pour tous autres motifs sérieux.
Le CPE/BC limite l’accès des membres du personnel et du conseil d'administration aux seuls renseignements personnels et connaissances de nature personnelle qui sont nécessaires à l'exercice de leur fonction.
6. COMMUNICATION
En principe, le CPE/BC ne peut communiquer les renseignements personnels qu’il détient sur une personne sans le consentement de celle-ci. Toutefois, le CPE/BC peut communiquer à un tiers des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée lorsque la communication est due à une exigence réglementaire ou légale ou lorsque la Loi sur le privé ou toute autre loi le permet.
7. CONSERVATION
Conservation
Dans le cadre de ses activités, le CPE/BC doit conserver de nombreux documents comportant des renseignements personnels.
Certains documents doivent être conservés pendant une durée prescrite par soit la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance, le Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance, le Règlement sur la contribution réduite ainsi par des directives et instructions du ministère de la Famille.
Qualité des renseignements personnels
Le CPE/BC s’assure de la qualité des renseignements personnels qu’il détient. En ce sens, les renseignements personnels conservés sont à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés.
La mise à jour constante des renseignements personnels n’est pas nécessaire, sauf si cela est justifié par les fins pour lesquelles ce renseignement est recueilli. Cependant, si les renseignements doivent servir à une prise de décision, ils doivent être à jour au moment de celle-ci.
Documents physiques et numériques
Selon la nature des renseignements personnels, ceux-ci peuvent être conservés aux bureaux du CPE/BC, dans divers systèmes informatiques du CPE/BC ou de ses fournisseurs de services ou dans les installations d’entreposage du CPE/BC ou de ses fournisseurs de services
Mesures de sécurité
La sécurité et la protection des renseignements personnels sont importantes pour le CPE/BC. Le CPE/BC met en place des mesures de sécurité afin que les renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.
Ces mesures de sécurité peuvent notamment comprendre des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu, données sauvegardées sur des serveurs sécurisés, utilisation sécurisé des postes informatiques par un fournisseur certifié.
Numérisation des documents
Dans l’éventualité où le CPE/BC désire détruire les documents originaux à la suite de leur numérisation, il respecte les conditions suivantes :
- L’information contenue dans les documents numérisés n’a pas été altérée et elle a été maintenue dans son?intégralité;
- La numérisation ainsi que le support pour conserver les documents numérisés doit assurer la?stabilité?et la?pérennitédes documents ;
- Le CPE/BC choisit un support ou une technologie sur lequel il conserve ses documents qui lui permet de respecter ces conditions;
Lorsque le CPE/BC effectue une numérisation de document, il applique la procédure prévue à cette fin. Le CPE/BC consigne la numérisation dans le Registre de numérisation prévu.
8. DESTRUCTION
La destruction des documents d’origine contenant des renseignements personnels ou confidentiels est faite de façon sécuritaire. Le CPE/BC utilise des techniques de destruction définitive de documents adaptées au niveau de confidentialité du document à détruire. Il se réfère à la procédure établie pour les techniques de destruction définitive de documents. Le CPE/BC remplit le Registre de destruction prévu lorsqu’il détruit des documents contenant des renseignements personnels.
9. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
Le CPE/BC doit procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels.
L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée réalisée devra être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.
Le CPE/BC peut s’aider du guide développé par la Commission d’accès à l’information « Guide d’accompagnement - Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » pour réaliser l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le cas échant.
10. DEMANDE D’ACCÈS OU DE RECTIFICATION
Toute personne peut faire une demande d’accès ou de rectification concernant les renseignements personnels détenus par le CPE/BC.
La personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet à la Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE/BC.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par le CPE/BC et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels du CPE/BC doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception.
11. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
Incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité correspond à un accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
Le CPE/BC, s’il a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’il détient prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
En cas d’incident de confidentialité, le CPE/BC procède à l’évaluation du préjudice. Cette évaluation tient compte notamment des éléments suivants : la sensibilité des renseignements personnels concernés; les utilisations malveillantes possibles des renseignements et les conséquences appréhendées de l’utilisation des renseignements et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
Quand l’incident présente le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes dont les renseignements sont concernés, le CPE/BC avise par écrit :
- La Commission d’accès à l’information via le formulaire d’avis prescrit ;
- La ou les personnes concernées. L’avis doit permettre de la renseigner adéquatement sur la portée et les conséquences de l’incident.
Cet avis doit contenir :
- Une description des renseignements personnels visés par l’incident. Si cette information n’est pas connue, l’organisation doit communiquer la raison justifiant l’impossibilité de fournir cette description.
- Une brève description des circonstances de l’incident;
- La date ou la période où l’incident a eu lieu, ou une approximation de cette période si elle n’est pas connue;
- Une brève description des mesures prises ou envisagées pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé à la suite de l’incident;
- Les mesures proposées à la personne concernée afin de diminuer le risque qu’un préjudice lui soit causé ou d’atténuer celui-ci;
- Les coordonnées d’une personne ou d’un service avec qui la personne concernée peut communiquer pour obtenir davantage d’informations au sujet de l’incident.
Registre des incidents de confidentialité
Le CPE/BC tient un registre des incidents de confidentialité prévu.
Le registre collige l’ensemble des incidents de confidentialité impliquant un renseignement personnel ?:
- ceux ne présentant pas de risque de préjudice sérieux et;
- ceux présentant un risque de préjudice sérieux.
Les renseignements contenus au registre des incidents de confidentialité sont tenus à jour et conservés pendant une période minimale de cinq (5) ans après la date ou la période au cours de laquelle le CPE/BC a pris connaissance de l’incident.
12. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES EN LIEN AVEC LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Toute personne concernée par l’application de la présente Politique peut porter plainte concernant l’application de la présente Politique ou, plus généralement, concernant la protection de ses renseignements personnels par le CPE/BC.
La procédure de traitement de plainte relative à la protection des renseignements personnels est prévue à l’ANNEXE 7.
13. COORDONNÉES DE LA RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La personne responsable de la protection des renseignements personnels du CPE/BC peut être contacté par téléphone au 450-635-3739 poste 225 ou par courriel au [email protected].
Il est possible de communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels du CPE/BC pour toute question en lien avec l’application de la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels.
14. ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE
La Politique entre en vigueur le 6 septembre 2023.
La Politique a été approuvée par le Responsable de la protection des renseignements personnels et le Conseil d’administration du CPE/BC.
S’il modifie la présente Politique, le CPE/BC rend disponible la Politique tel que modifiée.
ANNEXE 1 - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ LORS D’UNE COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR UN MOYEN TECHNOLOGIQUE
Le CPE/BC s’engage à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels fourni ou recueilli lorsque toute personne visite le site web du CPE/BC et/ou qu’une interaction a lieu par l’entremise d’un moyen technologique. À cet égard, la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à informer des renseignements personnels collectés, des fins pour lesquelles ceux-ci sont recueillis, des communications qui pourraient être effectuées et, de manière générale, des mesures de protection mises en place. Elle traite également du recours à des témoins de connexion, le cas échéant.
La Politique de confidentialité est adoptée en application de l’article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, c. P-39.1 (ci-après « Loi sur le privé »).
Consentement
Si le site internet du CPE/BC est fréquenté et/ou ses services utilisés et/ou des renseignements personnels soumis au CPE/BC, la personne émettrice de ces renseignements est réputée avoir donné votre consentement aux fins énoncées ci-après, pour lesquelles le CPE/BC recueille et utilise les renseignements personnels.
Usage de cookies (ci-après « témoins de connexion »)
Le CPE/BC emploie la technologie des témoins de connexion pour aider les utilisateurs de son site web à naviguer plus rapidement et leur proposer le contenu qui les intéresse le plus.
Un témoin de connexion est une chaîne d'informations qui est envoyée par un site internet et stockée sur le disque dur ou temporairement dans la mémoire d’un ordinateur.
L’emploi des témoins de connexion se veut une pratique courante dans l’industrie et plusieurs fureteurs reconnus sont initialement configurés pour les accepter. Il est possible de reconfigurer les paramètres afin que le site web du CPE/BC refuse ou accepte les témoins de connexion ou encore qu’il alerte l’utilisateur lorsqu’un témoin de connexion s’installe sur son ordinateur. Il faut rappeler qu’en refusant les témoins de connexion (cookies), l’utilisateur peut ne pas être en mesure d’exploiter certaines fonctionnalités du site du CPE/BC.
Quel type d’information le CPE/BC recueille-t-il ?
La décision de fournir ou non les renseignements personnels revient exclusivement à la personne qui utilise les services. En règle générale, la consultation du site web du CPE/BC est possible sans communiquer les renseignements personnels. Toutefois, dans certains cas, la collecte de renseignements personnel peut s’avérer utile, voire nécessaire.
Lors du vite du site web du CPE/BC, ce dernier peut notamment recueillir et utiliser les catégories de renseignements personnels suivants :
- Identification : prénom et nom.
- Coordonnées : numéro de téléphone et adresse électronique.
- Interactions : lors d’une communication par courriel, par clavardage, en soumettant un commentaire, en prenant un rendez-vous, en s’abonnant à une infolettre ou en visitant l’intranet, ou lors de l’envoie d’un curriculum vitae en postulant pour un emploi, les interactions peuvent être sauvegardées ainsi que, le cas échéant, chaque pièce jointe.
- Utilisation du site web du CPE/BC: le CPE/BC recueille automatiquement certains renseignements personnels sur les fichiers témoins de votre fureteur, notamment l’adresse IP, la langue de correspondance, la date et l’heure des visites ainsi que les pages consultées.
Utilisation des renseignements personnels colligés par notre site
Les renseignements personnels recueillis par le CPE/BC ne sont utilisés qu’aux fins indiquées au moment de la collecte. Les renseignements personnels sont utilisés principalement pour :
- Communiquer avec les clients (parents, RSGE, partenaires) et les tenir informés?: pour envoyer une confirmation de rendez-vous, pour répondre à une question posée, un commentaire ou une demande d’information, pour faire parvenir l’infolettre, le cas échéant, etc.;
- Personnaliser, améliorer ou faciliter l'expérience sur le site web : par exemple, afin d’emmagasiner de l’information de sorte qu’elle n’ait pas à être réinscrite à chaque visite subséquente;
- Traiter les demandes d’emploi et les curriculums vitæ, le cas échéant;
- Toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.
Partage et communication de l’information
Le CPE/BC ne peut transmettre les renseignements personnels à d’autres organisations qu’avec le consentement de la personne visée par ces renseignements. Une communication des renseignements personnels sans le consentement peut avoir lieu, si la loi l’oblige ou le permet, mais le cas échéant, seulement les données exigées seraient fournies.
Tous les renseignements personnels que fournis au CPE/BC sont conservés sur des serveurs sécurisés, à accès restreint du CPE/BC. Le CPE/BC prend les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger ces renseignements personnels, tels que : barrières coupe-feu, usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions, copie de sauvegarde régulière. Cependant, étant donné la nature même du réseau public qu’est l’internet, tout visiteur accepte que la sécurité des transmissions via internet ne puisse être garantie. En conséquence, CPE/BC ne peuvent garantir ni n’assument aucune responsabilité pour toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte ou altération des données transmises par Internet.
Conservation
Le CPE/BC utilise et conserve les renseignements personnels recueillis aussi longtemps que nécessaire afin de satisfaire les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, ou comme la loi le permet ou l’exige.
Le CPE/BC se réserve le droit de détenir, pour une durée raisonnable, certains renseignements personnels pour se conformer à la loi, prévenir la fraude, résoudre une réclamation ou certains autres problèmes s’y rattachant, coopérer à une enquête et pour tout autre acte permis par la loi. À l’expiration de ce délai, les renseignements personnels pertinents seront délestés des serveurs du CPE/BC.
Liens externes
La présente Politique ne s’applique pas aux sites internet de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le site web www.cpelamereschtoumph.ca et le CPE/BC n’est nullement responsable à l’égard de tels sites internet de tiers. Le CPE/BC ne fait aucune représentation concernant tout autre site auquel il serait possible d’avoir accès à partir du présent site. Si l’utilisateur accès à un lien vers un site web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que l’utilisateur puissent examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
Dans le cours de l'usage du site CPE/BC, l’utilisateur pourrait être amené à consulter d'autres sites web de tiers, via des hyperliens. Cependant, le CPE/BC n'est pas responsable des pratiques, politiques ou actes de ces tiers en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels. Il est recommandé de lire attentivement l'énoncé sur la protection des renseignements personnels apparaissant sur ces sites afin de pouvoir déterminer de manière éclairée dans quelle mesure il est souhaité ou non d’utiliser ces sites compte tenu de leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
De plus, un lien vers un tel site ne signifie pas que le CPE/BC recommande ce site tiers ou qu’il assume une quelconque responsabilité quant à son contenu ou à l’usage qui peut en être fait. Il incombe à l’utilisateur de prendre les précautions nécessaires pour s’assurer que le site sélectionné pour l’usage n’est pas infecté de virus ou d’autres parasites de nature destructrice.
Responsabilité
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Informations additionnelles
Pour toute demande d’information ou mise à jour concernant les renseignements personnels, veuillez communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels par téléphone au 450-635-3739 poste 225 ou par courriel à l'adresse [email protected].
Modification
Le CPE/BC se réserve le droit de modifier sa Politique de confidentialité à sa discrétion. Le CPE/BC rendra disponible, sur son site Internet, toute modification éventuelle de cette Politique de confidentialité.