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Règlements généraux

 

RÉGLEMENTS GÉNÉRAUX

Centre de la petite enfance

AUX MILLE-PATTES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1000, Route de l’Église, bureau 100

Québec (Québec)

G1V 3V9

Téléphone et télécopieur : (418) 659-1383

Courriel : dgmillepattes@oricom.ca

 

 

 

 

 

 

 

No D’établissement : 1639-9412

No permis installation : 1639-9412


  • NOM 

 

    1. Le nom de la corporation est le suivant : Centre de la petite enfance Aux Mille-Pattes STE-FOY.
  • SIÈGE SOCIAL

 

Le siège social de la corporation est situé au 1000, route de l’Église, bureau 100, à Québec, QC, G1V 3V9.

 

  • BUTS ET OBJECTIFS 

 

  1. La corporation a pour but de :
  1. Tenir un centre de la petite enfance conformément à la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (RLRQ c. S-4.1.1) et à ses règlements à toute loi remplaçant cette loi (la « Loi ») ;
  2.  
  3. Promouvoir la qualité des services de garde éducatifs en vue d’assurer la santé, la sécurité, le développement, le bien-être et l’égalité des chances des enfants, notamment ceux qui présentent des besoins particuliers ;
  4.  
  5. Favoriser le développement harmonieux de l’offre de services de garde en tenant compte des besoins des parents, notamment en facilitant la conciliation de leurs responsabilités parentales et professionnelles ;
  6.  
  7. Fournir des services de garde éducatifs de qualité aux enfants âgés de 18 mois jusqu’à la fréquentation de la maternelle, ainsi, le cas échéant, qu’aux enfants fréquentant les niveaux de la maternelle et du primaire lorsqu’ils ne peuvent être reçus dans un service de garde en milieu scolaire ;
  8.  
  9. Offrir tout autre service destiné à la famille et aux enfants ;
  10.  
  11. Aux fins de réaliser les objets de la corporation, recevoir des dons, legs et autres contributions, en argent et en biens, meubles ou immeubles et amasser des fonds par voie de souscription ou autrement.

 

 

 

  • MEMBRESSont considérés comme membres réguliers du Centre de la petite enfance aux Mille-Pattes et qui ont le droit de vote :

 

  1.  
  2. 4.1 MEMBRES RÉGULIERS AVEC DROIT DE VOTE
      1. Le parent ou le tuteur d’un enfant utilisateur de l’installation
      2.  
      3. Tout membre de la communauté qui démontrerait de l’intérêt à faire partie du CA.4.2 MEMBRES RÉGULIERS SANS DROIT DE VOTE 
      4. Sont considérés comme membres réguliers du Centre de la petite enfance aux Mille-Pattes sans droit de vote:
      5.  
  1. Les employés permanents (à temps complet ou à temps partiel) du CPE aux Mille-Pattes.
  2.  

4.3 MEMBRE HONORAIRE

La corporation peut également accepter comme membre honoraire toute autre personne qui apporte une collaboration spéciale requise par le conseil d’administration.

 

  • DROITS DES MEMBRES

 

Les membres réguliers et membres employées de la corporation ont le droit, notamment :

  • De participer à toutes les activités de la corporation
  • De recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres
  • D’assister aux assemblées des membres
  • De prendre la parole lors des assemblées des membres
  • D’être élu à titre d’administrateur selon les règles en vigueur
  • De consulter les actes constitutifs de la personne morale
  • De consulter et de recevoir copie des règlements généraux
  • De consulter sur les lieux du siège social les procès-verbaux des assemblées des membres
  • De consulter sur les lieux du siège social le registre des membres et le registre des administrateurs.

 

Les membres honoraires ont le droit d’assister et d’intervenir aux assemblées générales annuelles, mais n’ont pas le droit de vote.

 

 

  • DÉMISSION

 

Tous les membres réguliers sont réputés avoir démissionné s’ils ne répondent plus à l’une des définitions prévues à l’article 5, du Chapitre II, membres réguliers

 

Tous les membres spéciaux qui désirent démissionner doivent adresser un avis écrit au secrétaire de la corporation. Une démission prend effet dès réception de l’avis écrit par le secrétaire ou à toute autre date ultérieure indiquée par le membre démissionnaire.

 

  • SUSPENSION OU EXPULSION

 

Le conseil d’administration peut, par résolution, réprimander ou suspendre un membre qui ne respecte pas les règlements de la corporation ou qui, par sa conduite ou ses activités, nuit ou agit contrairement aux intérêts de la corporation. Toutefois, le conseil d’administration doit donner à ce membre l’occasion de se faire entendre avant qu’une décision ne soit prise à son sujet.

 

Tout parent membre suspendu ou exclu du CPE devra s’acquitter de sa dette (frais de garde et pénalité(s) s’il y a lieu).

 

 

  • ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

 

L’assemblée générale annuelle des membres, du CPE Aux Mille-Pattes, a lieu dans un délai de six (6) mois suivant la fin de l’exercice financier. Le conseil d’administration fixe la date, l’heure et le lieu de l’assemblée.

 

Cette assemblée se tient entre autres aux fins de prendre connaissance du bilan et des états financiers, de nommer l’auditeur, de ratifier les règlements généraux adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale et d’élire les administrateurs.

 

  • ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

 

 

9.1 CONVOQUÉE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Outre l’assemblée générale annuelle, le conseil d’administration peut convoquer l’assemblée générale des membres lorsqu’il le juge opportun pour disposer de sujets qu’il détermine.

 

 

9.2 CONVOQUÉE PAR LES MEMBRES

Les administrateurs du conseil d’administration du Centre de la petite enfance Aux Mille-Pattes doivent convoquer une assemblée générale spéciale, sur réception, d’une demande écrite signée par, au moins, un dixième des membres réguliers de la corporation, indiquant les objets de l’assemblée projetée.

 

Si l’assemblée n’est pas convoquée et tenue dans les vingt et un (21) jours à compter de la date à laquelle la demande de convocation a été déposée au siège social de la corporation, les membres signataires de la demande ou non, représentant au moins un dixième du nombre total des membres peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale spéciale.

 

Les administrateurs peuvent en tout temps, à leur discrétion, convoquer une assemblée générale spéciale de la corporation pour l’expédition de toute affaire.

 

  • AVIS DE CONVOCATION

 

 

L’avis de convocation d’une assemblée générale est remis en mains propres, ou déposé aux casiers respectifs ou par courriels, à la dernière adresse électronique communiquée par le membre, au moins dix (10) jours avant la date prévue de l’assemblée. On calcule le délai à partir du premier jour de l’avis et on ne compte pas le jour même de l’assemblée.

 

L’avis doit mentionner la date, l’heure et le lieu de l’assemblée et doit être accompagné de l’ordre du jour mentionnant le ou les objets de celle-ci.

 

Dans le cas d’une assemblée spéciale, l’avis mentionne également les buts. Les membres peuvent renoncer à l’avis par écrit. Dans tous les cas, la présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut de lui expédier l’avis de convocation.

 

  • VOTE

 

  1.  

Ont droit de vote aux assemblées générales les membres réguliers ayant droit de vote tel que décrit à l’article 4.1

 

Le vote par procuration est interdit. Le vote se prend au scrutin secret si le nombre de candidats dépasse celui des postes à combler ou si un membre en fait la demande.

 

  • QUORUM

 

 

L’assemblée générale est constituée de tous les membres. Pour toute assemblée générale ou assemblée générale spéciale, 10% des membres en règle devront être présents pour y avoir quorum.

 

 

  • NOMBRE D'ADMINISTRATEURS

 

Les affaires de la corporation sont dirigées par un conseil d’administration composé de sept (7) personnes.

 

Tout membre régulier peut être élu au conseil d’administration.

 

Le conseil d’administration est composé des 7 administrateurs votants suivants :

 

  • Cinq (5) parents utilisateurs du service de garde
  • Un (1) membre de la communauté
  • Un (1) membre du personnel désigné par ses pairs
  •  

Aux sept (7) administrateurs peuvent s’ajouter un ou des membres honoraires sur invitation du conseil d’administration. Ces membres ont droit de parole uniquement.

 

Les membres « parents » et le membre de la communauté du conseil d’administration ne sont pas rémunérés; le membre du personnel bénéficie d’une libération de 3 heures pour siéger sur le conseil d’administration. Les dépenses effectuées pour la corporation et préalablement autorisées par le conseil d’administration sont remboursables.

 

Malgré ce qui précède, s’il est impossible de combler ces postes de la façon indiquée à l’intérieur d’un délai de soixante (60) jours, l’assemblée générale annuelle ou le conseil d’administration, selon le cas, peut choisir d’autres parents pour les combler.

 

La directrice générale n’est pas membre du conseil d’administration, mais assiste au conseil d’administration de façon permanente.

 

 

  • DROITS, DEVOIRS ET OBLIGATIONS DES ADMINISTRATEURS

 

Le conseil d’administration gère les affaires de la corporation. Sans limiter la généralité de ce qui précède, les administrateurs ont notamment les droits, devoirs et obligations suivants :

 

  • Les membres du conseil d’administration sont mandatés par l’assemblée générale des membres pour administrer la personne morale. Bien que les administrateurs ne détiennent individuellement aucun pouvoir, à moins d’une attribution expresse, le conseil d’administration, en tant que corps, possède tous les pouvoirs pour administrer la corporation comme il l’entend, dans les limites de la loi et des règles de la corporation.
  • Les membres du conseil d’administration sont choisis comme administrateurs pour leurs qualités propres, leurs compétences personnelles et leurs affinités avec ceux qui les ont élus. Les membres du conseil d’administration exercent un mandat personnel et doivent agir personnellement. Ils ne peuvent donc pas se faire représenter aux séances du conseil. Ils ne peuvent, en aucun cas, se faire remplacer, quel que soit le mode de remplacement, à moins qu’ils aient remis leur démission.
  • Les membres du conseil d’administration doivent agir avec honnêteté, loyauté et dans l’intérêt de la corporation. Les décisions du conseil d’administration doivent être prises dans le meilleur intérêt des enfants, des parents, des membres du personnel et de la collectivité.
  • Les membres du conseil d’administration doivent agir avec soin, prudence et diligence, comme le ferait une personne raisonnable.
  • Les membres du conseil d’administration doivent adhérer et signer le Code d’éthique en vigueur à tout moment au sein de la corporation, et ce, suivant toutes modifications pouvant y être apportées de temps à autre.
  • Les membres du conseil d’administration doivent respecter les conditions mentionnées à l’article 27 sur les conflits d’intérêts.
  • Les membres du conseil d’administration doivent démontrer un parti pris pour la recherche de solutions visant à améliorer de façon constante l’administration et l’organisation de la corporation, pour des actions concrètes devant aboutir à des résultats tangibles ainsi que pour le travail et la prise de décision en collégialité.
  • Les membres du conseil d’administration doivent s’engager à participer aux travaux de manière à faire avancer les dossiers et reconnaître que des compromis peuvent parfois se révéler nécessaires.
  • Dans leurs délibérations, les membres du conseil d’administration doivent s’abstenir de faire valoir leurs préoccupations personnelles. Ils doivent plutôt veiller aux intérêts de la corporation et à la qualité des services aux enfants et aux parents. De plus, ils doivent respecter l’opinion de chacun afin de faciliter les échanges et la prise de décision.

 

  • CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ ET CONDITIONSTout membre en règle peut être élu au conseil d’administration.Un membre du conseil d’administration ne peut être lié à un autre membre (référence articles 3 et 7 de Loi sur les services éducatifs à l’enfance). Un membre du personnel du CPE, ni une personne liée à ce dernier ne peut agir à titre d’administrateur issus des membres réguliers.

 

  1.  
  2.  
  3.  

 

  • DURÉE DES MANDATSLes membres doivent élire environ la moitié des administrateurs aux années paires et l'autre moitié aux années impaires, de manière à conserver une continuité, c'est-à-dire que la moitié du conseil soit toujours en fonction pour une période de deux (2) ans. Les postes occupés par les parents sont les postes 1, 2, 3, 4 et 5. Les administrateurs occupants les postes 1, 3, 5 et 7 seront élus lors des années impaires et les administrateurs occupant les postes 2, 4 et 6 seront élus lors des années paires. 

 

  1. À moins qu'ils démissionnent, les administrateurs sortants restent en fonction, le cas échéant, jusqu'à l'élection de leurs successeurs.
  2.  

Chaque mandat peut être renouvelé si l’administrateur correspond toujours aux critères d’éligibilités et s’il est réélu en assemblée générale.

 

  • ÉLECTIONSIl y a des élections des membres du conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle.Cette élection se déroule de la façon suivante :

 

  1.  
  2.  
  3.  
  1. Nomination par l’assemblée générale d’un président d’élection, d’un secrétaire d’élection et d’un ou plusieurs scrutateurs. Ces trois personnes peuvent être ou non des dirigeants ou des membres de la corporation;
  2. Le président d’élection explique aux membres le processus d’élection qui sera utilisé;
  3. Mise en candidature sur proposition;
  4. Clôture des mises en candidature;
  5. Vote au scrutin secret si le nombre de candidats dépasse celui des postes à combler
  6. Le ou les candidats ayant reçu le plus de votes sont déclarés élus.

 

  • VACANCE AU SEIN DU CONSEIL D’ADMINISTRATION 

 

  1. Il y a vacance au conseil d'administration par suite de:
  1. La mort ou l'incapacité d'un de ses membres;
  2. La démission formulée par écrit d'un de ses membres;
  3. La destitution d'un membre;
  4. La suspension ou l'expulsion d'un membre;
  5. La perte de qualité de membre.

 

En cas de vacance, le conseil d’administration peut nommer pour le reste du mandat une personne possédant les qualités requises.

 

 

 

 

 

 

  • DÉMISSION ET DESTITUTIONDémission d’un administrateur :Un administrateur peut démissionner de ses fonctions en faisant parvenir une lettre de démission au président ou au secrétaire de la corporation. Cette démission entre en vigueur à compter de la réception de la lettre ou à toute autre date ultérieure indiquée par l’administrateur démissionnaire.         Destitution d’un administrateur :Seule l’assemblée générale peut destituer un administrateur.Le membre visé sera informé par lettre des motifs de sa destitution.Il aura la possibilité de se faire entendre sur les motifs qui lui sont reprochés devant des membres du conseil d’administration.La décision finale lui sera signifiée par lettre.

 

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  

 

  1. RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Le conseil d’administration se réunit au moins cinq (5) fois par an (et plus souvent si nécessaire) pour la bonne marche de la corporation. C’est la directrice qui envoie ou donne les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des réunions du conseil d’administration. La majorité des membres du conseil d’administration peut demander de convoquer une réunion du conseil pour la date, l’heure et l’endroit qu’ils fixent. Le secrétaire doit alors immédiatement convoquer la réunion du conseil d’administration dans les délais prévus.

 

  • AVIS DE CONVOCATION

 

 

L’avis de convocation doit être remis en mains propres, par courriel ou aux casiers respectifs à tous les membres du conseil d’administration au moins deux (2) jours avant la date prévue de la réunion. En cas d’urgence, il suffit d’un délai de six (6) heures donné verbalement. Il est possible aux membres du conseil d’administration de renoncer à l’avis de convocation.

 

Si tous les membres du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle et alors l’avis de convocation n’est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet.

 

Réunion par téléphone : la réunion peut avoir lieu au moyen d’une conférence téléphonique si tous les administrateurs y consentent.

Résolution par voix électronique : les résolutions par voix électronique, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces résolutions lors des réunions du conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions.

 

  • QUORUMQuatre (4) administrateurs dont trois (3) parents utilisateurs forment le quorum nécessaire à la tenue d'une réunion du conseil d'administration.

 

  1.  

 

  • VOTE

 

 

Chaque administrateur présent a droit de vote.

 

Le président a droit de vote, mais n’a pas de voix prépondérante en cas d’égalité des voix.

 

Un administrateur ne peut voter par procuration.

 

  • INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURSLe conseil d’administration peut, par résolution, indemniser tout administrateur, présent ou passé, des frais et des dépenses occasionnés à cet administrateur lorsqu’il supporte ou subit une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, en raison d’actes faits ou permis par lui dans l’exercice de ses fonctions, ou encore en raison des affaires de la personne morale, excepté ceux qui résultent de sa faute.

 

  1. Le CPE doit, en tout temps, maintenir à ses frais, une assurance couvrant la responsabilité des administrateurs.
  2.  

 

25-            CONFLITS D’INTÉRÊTS

 

Tout membre du conseil d’administration ayant un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui de la corporation doit faire connaître sans délai cet intérêt par écrit au président du conseil d’administration au début de chaque mandat.

 

L’administrateur doit s’abstenir de voter sur toute question concernant cette entreprise et éviter d’influencer toute décision se rapportant à cette entreprise.

 

L’administrateur doit se retirer de la séance du conseil d’administration pour la durée des discussions et du vote relatifs à cette décision et dévoiler cet intérêt lors de toute séance où cette question est abordée.

 

Tout administrateur doit, en tout temps et nonobstant ses autres obligations, n’agir que dans l’intérêt du CPE. S’il considère que ses autres activités le placent dans une situation où il doit choisir entre l’intérêt du CPE et celui d’un tiers (ou le sien), alors cet administrateur est en conflit d’intérêts et le présent article 27 trouve application.

 

 

 

  • ÉLECTIONLes administrateurs de la corporation élisent parmi eux un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Une personne qui reçoit un salaire de la corporation ou qui a autrement un contrat avec elle ne peut être président, vice-président, secrétaire ou trésorier.

 

  1.  

 

  • LE PRÉSIDENTIl préside normalement toutes les assemblées du conseil d’administration et celles des membres. Il surveille l’exécution des décisions prises au conseil d’administration et il remplit toutes les charges qui lui sont attribuées par le conseil d’administration. Il signe, avec le secrétaire ou le trésorier, les documents qui engagent la corporation. Il est normalement chargé des relations extérieures du CPE. Il participe également à l’évaluation de la directrice générale.

 

    1.  
    2.  
  • LE VICE-PRÉSIDENTLe vice-président remplace le président en son absence et il exerce alors toutes les prérogatives du président. De plus, le vice-président a tous les pouvoirs et fonctions que le conseil d’administration lui attribue.

 

    1.  
    2.  
  • LE SECRÉTAIRELe secrétaire assure la garde des archives, des livres, des registres et des procès-verbaux qui sont conservés au siège social de la personne morale, il signe la correspondance de la personne morale liée à sa fonction et il voit à la tenue des registres (membres, résolutions, acte constitutif). 

 

    1.  
    2.  
    3.  
  • LE TRÉSORIERLe trésorier élabore des budgets en collaboration avec la direction générale. Il se prépare aux réunions en prenant connaissance de la documentation. Il présente au conseil d’administration les budgets, les suivis budgétaires mensuels et les divers documents relatifs aux aspects financiers. Selon les pouvoirs qui lui sont conférés par les règlements généraux, il signe les chèques. 

 

    1.  
    2.  
  • DIRECTRICE GÉNÉRALELe conseil d’administration doit nommer la directrice générale. Celle-ci ne peut occuper des fonctions similaires pour un autre titulaire de permis de centre de la petite enfance. La directrice générale fait partie d’office des réunions du conseil d’administration. La directrice générale agit sous l’autorité du conseil d’administration ; elle est responsable de la gestion, de la planification, de l’organisation, de la direction, du contrôle et de l’évaluation des programmes et des ressources du centre. Elle doit en assurer le fonctionnement efficace en accord avec les politiques et les objectifs déterminés par le conseil d’administration, notamment :

 

  1.  
  2.  
  • Superviser la mise en application des programmes et politiques en vigueur pour régir les services offerts par le centre ;
  • Être responsable de la qualité des services de garde et de l’information qui est transmise aux parents ;
  • Représenter le conseil d’administration auprès du personnel ;
  • Appliquer les politiques et procédures relatives au recrutement, à la sélection, à l’évaluation et à la gestion du personnel ;
  • Informer les membres du conseil d’administration des outils traitant de leur rôle et responsabilités ;
  • Fournir aux membres du conseil d’administration les informations nécessaires à la prise de décision ;
  • Voir à l’application du programme des services éducatifs ;
  • Préparer le budget et assurer son suivi régulier dans une optique de saine gestion, en collaboration avec le trésorier ;
  • Établir des liens auprès des organismes extérieurs dans le but de susciter la concertation des services offerts auprès de la petite enfance.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • EXERCICE FINANCIERL’exercice financier de la corporation commence le 1er avril et se termine le 31 mars de chaque année.

 

    1.  
    2.  
  • AUDITS    Les états financiers sont audités chaque année par l’auditeur nommé à cette fin lors de l’assemblée générale annuelle. Les livres de la corporation seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres seront sujets à examen sur place, aux heures régulières de bureau par tous les membres en règle qui en feront la demande au trésorier.Si l’auditeur cesse de remplir ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l’expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu’à l’expiration du terme de son prédécesseur. 

 

    1.  
    2.  
    3.  
  • SIGNATURE DES EFFETS DE COMMERCE, DES CONTRATS, DES ENGAGEMENTS ET LETTRES DE CHANGE Les règlements prévoient généralement que tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce, contrats ou conventions engageant l’organisme ou le favorisant doivent être signés par le président et le trésorier. Ils prévoient cependant que le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil ou la directrice (par résolution) pour exercer cette fonction.

 

    1.  
    2.  
  • AFFAIRES BANCAIRES Les fonds de la corporation peuvent être déposés au crédit de la corporation auprès d’une ou plusieurs banques ou institutions financières situées dans la province de Québec et désignées à cette fin par les administrateurs.

 

  1.  

 

 

Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition des présents règlements généraux.

 

Le conseil d’administration doit soumettre l’abrogation ou la modification pour ratification à l’assemblée générale annuelle ou à une assemblée extraordinaire des membres spécialement convoquée à cette fin.

 

Toute abrogation ou modification adoptée par le conseil d’administration est en vigueur jusqu’à l’assemblée générale annuelle ou jusqu’à l’assemblée extraordinaire des membres convoquée pour ratifier l’abrogation ou la modification. Si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée à la majorité des voix durant l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire, elle cessera, dès ce jour, d’être en vigueur.