Le siège social de la personne morale est établi au 1450 de la rue Nobert dans la municipalité de Longueuil, J4K 5H8 et à tel endroit e ladite cité que le conseil d’administration de la personne morale pourra de temps à autre déterminer.

Article 3 Sceau

Le sceau dont l’empreinte apparaît en marge est adopté et reconnu comme étant le sceau de la personne morale. Le conseil d’administration peut déterminer le sceau de la personne morale et préciser sa forme et sa teneur. Le sceau de la corporation ne peut être employé qu’avec le consentement du président ou du secrétaire.

Chapitre 2 Membres

Article 4 Catégories de membres

La personne morale compte trois catégories de membres : les membres actifs, membres de la communauté et membre du personnel.

Article 5 Définition de membres

Membres actifs

Peut devenir membre actif de la corporation, un parent usager dont un enfant ou plus fréquentent une installation du CPE La Petite Semence (un seul membre par famille).

Aux fins de la définition de membre, un parent usager est une personne, autre que les membres du personnel y compris leurs conjoints. Il doit avoir signé l’entente de service et un de ses enfants doit fréquenter régulièrement les services de garde du centre de la petite semence et avoir la possibilité de terminer son mandat s’il le souhaite.

Membre de la communauté

Un membre issu de la communauté est un membre qui provient du milieu des affaires, du milieu institutionnel, social, éducatif ou communautaire.

Le conseil d’administration recommande le membre issu de la communauté, accepté par le fonction des besoins de la corporation

Celui-ci s’engage à respecter les règles de la personne morale ;

Pour ce faire :

Il adresse une demande au secrétaire dans laquelle il s’engage à respecter les règles de la corporation ;
Sa demande doit être acceptée par le conseil d’administration ;

Membres du personnel

Pour devenir membre du personnel, le membre du personnel doit en faire la demande

Qui a montré un intérêt pour la corporation;
Qui s’engage à respecter les règles de la personne morale;
Avec un droit de parole mais pas droit de vote.

Article 6 Droit des membres actifs et de la communauté et du personnel

Les membres de la corporation ont le droit, notamment :

De participer à toutes les activités de la corporation;
De recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres;
D’assister aux assemblées des membres;
De prendre la parole et de voter lors des assemblées des membres;
D’être élus à titre d’administrateur selon les règles en vigueur;
De consulter les actes constitutifs de la personne morale;
De consulter et de recevoir la copie des règlements généraux;
De recevoir les procès-verbaux des assemblées des membres;
De recevoir le registre des membres et le registre des administrateurs.

Pour les membres honoraires

De participer à toutes les activités de la corporation;
De recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres;
D’assister aux assemblées des membres;
De prendre la parole;
D’être élus à titre d’administrateur employés selon les règles en vigueur;
De consulter les actes constitutifs de la personne morale;
De consulter et de recevoir la copie des règlements généraux;
De recevoir les procès-verbaux des assemblées des membres;
De recevoir le registre des membres et le registre des administrateurs.

Article 7 Cotisation annuelle

Aucune cotisation annuelle est facturée aux membres.

Article 8 Démission d’un membre

Un membre peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit au secrétaire e la corporation. Sa démission prend effet sur réception de l’avis écrit par le secrétaire ou à la date signifiée par le membre démissionnaire.

La démission n’exempte toutefois pas le membre du paiement de toute cotisation due à la corporation avant que sa démission ne prenne effet.

Article 9 Perte du statut de membre

Un membre actif qui n’a plus la qualité requise pour être membre de la corporation perd son statut de membre à la date où il perd cette qualité.

Article 10 Suspension ou expulsion d’un membre

Le conseil d’administration peut, par résolution, réprimander, suspendre (pour une période n’excédant pas trois mois) ou expulser un membre de la corporation, autre qu’un administrateur, qui ne respecte pas els règlements en vigueur ou qui par sa conduite ou ses activités, nuit ou agit contrairement aux intérêts de la corporation ou qui omet de payer sa cotisation annuelle.

Le membre visé doit être informé par lettre recommandée du lieu, de la date et de l’heure de la séance du conseil d’administration convoquée en vue de le réprimander, de le suspendre ou de l’expulser.

Lors de cette séance, on doit donner au membre visé la possibilité d’exposer les motifs de son opposition à la proposition de réprimande, de suspension ou d’expulsion.

Chapitre 3 Les assemblées générales des membres

Article 11 Assemblée générale annuelle

L'assemblée générale annuelle a lieu dans les cent quatre-vingts (180) jours suivant la fin de l'exercice financier, lequel se termine le 31 mars de chaque année. Le conseil fixe le lieu, la date et l'heure de l'assemblée.

Cette assemblée se tient entre autres aux fins de prendre connaissance du bilan et des états financiers, de nommer le vérificateur, de ratifier e les règlements adoptés par les administratrices depuis la dernière assemblée générale et d'élire les administrateurs

Article 12 Assemblée générale extraordinaire

Le conseil d’administration peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, au lieu, date et heure qu’il fixe.

Article 13 Assemblée générale extraordinaire demandée par les membres

Un groupe formant un dixième des membres actifs ou plus peut, par une demande écrite et signée par chacun, demander la convocation par le conseil d’administration d’une assemblée générale extraordinaire sur un sujet donné. Cette demande doit être déposée auprès du secrétaire de la corporation.

Le conseil d’administration est alors tenu de convoquer cette assemblée extraordinaire. Il doit donner un délai de dix jours aux membres avant la tenue de cette assemblée. L’avis de convocation doit énoncer le ou les sujets de cette assemblée.

Si l’assemblée n’est pas convoquée et tenue dans les vingt et un jours suivant la date de réception de la demande, les membres, représentant au moins un dixième des membres de la personne morale, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée, qu’ils aient été ou non signataires de la demande.

Article 14 Avis de convocation des assemblées générales

L’avis de convocation d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire doit être affiché au siège social de la corporation, au moins dix jours avant l’assemblée, et envoyé par la poste ou via les casiers-vestiaire des enfants utilisateurs, par télécopieur ou par courrier électronique ou encore communiqué par téléphone à tous les membres inscrits au registre des membres de la corporation au moins dix jours avant la tenue de l’assemblée.

L’avis de convocation d’une assemblée générale annuelle doit contenir la date, l’heure et le lieu de cette assemblée ainsi qu’une proposition d’ordre du jour et, s’il y a lieu, le texte de toute résolution visant à modifier les lettres patentes ou les règlements généraux.

L’avis de convocation d’une assemblée générale extraordinaire des membres doit contenir le sujet à traiter et s’il y lieu, le texte de toutes résolutions visant à modifier les lettres patentes ou les règlements généraux.

L’avis de convocation d’une assemblée générale extraordinaire convoquée par les membres doit contenir la date, l’heure et le lieu de cette assemblée ainsi que le sujet à traiter.

Article 15 Président/présidente d’assemblée

Le président préside de droit toute assemblée générale des membres. S’il est absent, ce droit est dévolu au vice-président.

Si, à une assemblée générale, le président et le vice-président sont absents, dans les quinze minutes qui suivent l’heure prévue pour la tenue de l’assemblée, les membres doivent désigner l’un d’entre eux pour remplir les fonctions du président.

Article 16 Ordre du jour de l’assemblée générale annuelle

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit contenir les sujets suivants :

L’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale ou, s’il y a lieu, des procès-verbaux de la dernières assemblée générale et des assemblées générales extraordinaires;
Le dépôt du rapport financier;
La nomination du vérificateur;
La ratification des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale;
L’élection des administrateurs.

Article 17 Quorum des assemblées générales

Pour toute assemblée générale ou extraordinaire des membres, le quorum est composé des membres présents

Article 18 Vote aux assemblées générales

À une assemblée des membres, les membres actifs et de la communauté et les membres du personnel en règle présents ont le droit de parole et de vote. . Pour les membres parents usagers des services de garde, il ne peut n’y avoir qu’un seul vote par famille, quel que soit le nombre de parents et quel que soit le nombre d’enfants inscrits. Lorsque les deux conjoints sont tous deux présents à l’assemblée, ceux-ci déterminent entre eux lequel exercera le droit de vote.

Le vote par procuration est interdit.

Le fait que le président d’assemblée déclare qu’une résolution est adoptée à l’unanimité ou par majorité spécifiée ou encore qu’elle a été rejetée, et que cela fait l’objet d’une entrée dans le procès-verbal, constitue une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre et la proportion de voix exprimées.

Le vote se tient à main levée, à moins que deux membres présents ne demandent le scrutin secret ou que le président d’assemblée ne décide, de son propre chef, de tenir un scrutin secret.

En cas de scrutin secret, le président d’assemblée nomme deux scrutateurs parmi les membres en règle présents, pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler les votes et le communiquer au président.

À moins de dispositions contraires dans la loi ou les présents règlements, toutes les propositions soumises à l’assemblée des membres sont adoptées à la majorité simple des voix exprimées (cinquante pour cent des voix plus une).

le vote des membres employées : tous les membres employées ont le droit de vote. Cependant, leur vote sera considéré de la façon suivante :

si la présence des employées est inférieure à 1/3 de l’assistance totale, le vote de chaque membre employée sera comptabilisé comme un vote simple par présence.
Si la proportion de membres employées est supérieure à 1/3 de l’assistance totale, leur vote sera comptabilisé qu’au prorata du nombre de votes parents selon la proportion 1/3votes employées, 2/3 votes parents.

Toutefois, toute proposition visant à changer le nom de la corporation, les objets et les buts de la corporation, le pouvoir d’emprunter et d’hypothéquer, le nombre d’administrateurs ou le fonctionnement du conseil exécutif ou la localité du siège social doit recueillir les deux tiers des voix des membres pour être valable.

Chapitre 4 Conseil d’administration

Article 19 Pourvois des administrateurs et administratrices

Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d’administration.

Le conseil d’administration accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des objets et des buts de la corporation conformément à la loi, aux lettres patentes et aux règlements généraux. Il adopte les résolutions qui s’imposent pour réaliser les objets et les buts de la corporation.

Le conseil d’administration peut adopter de nouveaux règlements ou les modifier s’il y a lieu. Toutefois, ces règlements ne sont en vigueur que jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale ou extraordinaire des membres au cours de laquelle ils doivent être entérinés par les membres, selon les règles.

Le conseil d’administration prend les décisions concernant notamment l’embauche du personnel, les achats, les dépenses, les contrats et les obligations. Il peut, en tout temps, acheter, louer, aliéner, échanger les terrains, bâtiments ou autres bien meubles ou immeubles de la corporation ou en disposer, pour les motifs et aux conditions qu’il juge convenables.

Le conseil d’administration détermine les conditions d’admission des nouveaux membres.

Article 20 Nombre d’administrateurs et administratrices

Les affaires de la corporation sont dirigées par un conseil d’administration constitué de neuf personnes élues par l’assemblée générale des membres.

Pour modifier le nombre d’administrateurs de la corporation, il faut un vote positif des deux tiers des membres en assemblée générale spéciale .

Article 21 Critères d’éligibilité

Un membre actif en règle à droit de vote et peut être élu au conseil d’administration selon les règles en vigueur.

En posant sa candidature comme administrateur, un membre accepte

l’article 2 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance

Le demandeur d’un permis de centre de la petite enfance doit faire effectuer, à l’égard de ses administrateurs et de ses actionnaires, s’il s’agit d’une personne morale ou à son égard, s’il s’agit d’une personne physique, une vérification des renseignements nécessaires à l’établissement d’un empêchement et remettre au ministre une copie du consentement à cette vérification ainsi que l’attestation d’absence d’empêchement ou, à défaut, une déclaration de renseignements pouvant révéler un empêchement, afin qu’il en apprécie le contenu.

Tout administrateur ou actionnaire doit consentir par écrit à la vérification de ces renseignements et selon le cas, à la communication du consentement à la vérification et de l’attestation d’absence d’empêchement ou, après en avoir pris connaissance et s’il maintient sa candidature ou sa participation, à la remise de la déclaration de renseignements pouvant révéler un empêchement au demandeur de permis et au ministre, afin qu’il en apprécie le contenu.

Un administrateur ne doit être frappé d’aucun des interdits établis par la loi.

Article 22 Composition du conseil d’administration

Le conseil d’administration est composé de six (6) parents usagers (avec au moins un représentant de chaque composante), d’un représentant issu du milieu des affaires, du milieu institutionnel, social, éducatif ou communautaire et de deux (2) membres du personnel (un représentant de chaque installation).

Article 23 Élection des administrateurs et des administratrices

L’élection des administrateurs se tient lors de l’assemblée générale annuelle à la fin du mandat de deux ans de chacun des différents administrateurs.

Cette élection, par scrutin secret, se tient selon la procédure jointe en annexe aux présents règlements généraux.

Article 24 Durée du mandat

Un administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu.

Le mandat d’un administrateur est d’une durée de deux ans. Il peut être réélu à la fin de ce mandat.

Un administrateur demeure en fonction jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivant la fin de son mandat de deux ans et jusqu’à ce que son successeur ait été élu ou nommé.

Article 25 Démission d’un administrateur ou d’une administratrice

Un administrateur peut démissionner en adressant une lettre recommandée au président ou au secrétaire de la corporation ou en remettant sa démission par écrit lors d’une séance du conseil d’administration.

Après trois rencontres statutaires consécutives sans raison valable, le membre du conseil d’administration est consideré avoir démissionner

Article 26 Destitution d’un administrateur ou d’une administratrice

En lien avec les lettres

Les membres peuvent, lors d’une assemblée générale spéciale, destituer un administrateur de la corporation.

L’avis de convocation de l’assemblée doit mentionner que cette personne est passible de destitution .

Article 27 Vacance au conseil d’administration

Il y a vacance au conseil d’administration par la suite, notamment, de :

La mort ou de la maladie d’un de ses membres;
La démission remise par écrit d’un membre du conseil;
La destitution d’un membre du conseil.

En cas de vacance, le conseil d’administration peut nommer pour le reste du mandat une personne possédant les qualités requises.

Article 28 Structure interne du conseil d’administration

Le conseil d’administration se donne une structure interne en élisant parmi ses membres un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

L’élection des dirigeants a lieu lors de la première séance du conseil d’administration qui suit l’assemblée générale annuelle des membres.

Le conseil d’administration peut démettre l’un de ses dirigeants et élire un nouveau dirigeant pour le remplacer.

Article 29 Comités

Le conseil d’administration peut confier des études ou des travaux à des comités dont il détermine la composition et les mandats.

Le conseil d’administration n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités et il peut décider de rendre accessibles aux membres de la corporation les rapports ou parties de rapports depuis lesdits comités.

Article 30 Séances du conseil d’administration

Le président, en consultation avec les autres membres du conseil, fixe la date des séances du conseil d’administration. Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une séance du conseil d’administration et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour.

Le secrétaire, sur demande du président, fait parvenir les avis de convocation comprenant une proposition d’ordre du jour aux membres du conseil d’administration une semaine avant la date de la séance.

Si tous les membres du conseil d’administration sont réunis de fait, ils peuvent, s’ils sont unanimes, décréter qu’il y a séance du conseil d’administration. Dans ce cas, l’avis de convocation n’est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet.

Les membres du conseil d’administration se réunissent au moins une fois par mois. Les membres du conseil d’administration doivent se réunir dans un délai de quinze (15) jours suivant la tenue de l’assemblée générale annuelle des membres.

En cas de nécessité ou d’urgence, le président ou le secrétaire peuvent convoquer une séance extraordinaire du conseil d’administration sur un sujet précis et, dans ce cas, les délais de convocation prévus ne sont pas de rigueur. Si tous les administrateurs sont d’accord, ils peuvent tenir une séance du conseil d’administration sous forme de conférence téléphonique.

Article 31 Convocation aux séances du conseil d’administration

Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation des séances du conseil d’administration.

L’avis de convocation peut être écrit ou verbal. Sauf exception, il doit être donné une semaine avant la séance. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation écrite.

Article 32 Quorum du conseil d’administration

Le quorum d’une séance du conseil d’administration est de cinq (5) administrateurs.

Article 33 Vote au conseil d’administration

Aux séances du conseil d’administration, chaque membre du conseil à droit de parole et droit de vote.

Le président a droit de vote n’a pas de voix prépondérante en cas d’égalité des voix.

Un administrateur ne peut pas se faire représenter par une autre personne à une séance et ne peut pas voter par procuration.

Article 34 Validité des décisions

Pour être valable, une décision du conseil d’administration doit tout d’abord recueillir une majorité simple parmi les membres du conseil d’administration; ensuite, la décision doit bénéficier d’une majorité simple parmi les parents usagers membres du conseil d’administration.

Article 35 Résolutions écrites

Les résolutions écrites signées par tous les administrateurs ont la même valeur que si elles avaient été adoptées en séance. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des séances du conseil d’administration.

Article 36 Conflits d’intérêts

Tout membre du conseil d’administration ayant un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui de la corporation doit faire connaître sans délai cet intérêt par écrit au président du conseil d’administration au début de chaque mandat.

L’administrateur doit s’abstenir de voter sur toute question concernant cette entreprise et éviter d’influencer toute décision se rapportant à cette entreprise.

L’administrateur doit se retirer de la séance du conseil d’administration pour la durée des discussions et de vote relatif à cette décision et dévoiler cet intérêt lors de toute séance ou cette question est abordée.

Article 37 Rémunération des administrateurs et administratrices

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés; par ailleurs, les dépenses effectuées dans l’exercice de leurs fonctions peuvent être remboursées selon les règles établies par le conseil d’administration.

Article 38 Indemnisation des administrateurs et administratrices

Tout administrateur peut avec le consentement des membres donné en assemblée générale, être indemnisé et remboursé par la corporation des frais et des dépenses occasionnés par une action, une poursuite ou une procédure intentée ou exercée contre lui, en raison d’actes faits ou permis par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions; il peut aussi être remboursé des autres frais et dépenses occasionnés par des affaires relevant de sa charge, excepté ceux qui résultent de sa faute.

Article 39 Présence au conseil d’administration

Dans l’intérêt de la corporation et pour faciliter le suivi des dossiers et des décisions. Après 3 absences non motivés, le conseil d’administration invitera le membre du conseil d’administration à remettre sa démission.

Chapitre 5 Dirigeants et dirigeantes

Article 40 Président ou présidente

Le président de la corporation doit être un parent usager des services de garde.

Le président dirige de plein droit toutes les séances du conseil d’administration et les assemblées des membres et il fait partie d’office de tous les comités de la corporation.

Le président surveille l’exécution des décisions du conseil d’administration.

Le président remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le conseil d’administration.

Le président signe avec le secrétaire les documents qui engagent la corporation.

Le président est chargé des relations publiques et de la représentation externe de la corporation.

Chapitre 41 Vice-président ou vice-présidente

Le vice-président de la corporation doit être un parent usager des services de garde.

Le vice-président remplace le président lorsque ce dernier est absent ou n’a pas la capacité d’agir et il exerce alors les pouvoirs et assume les responsabilités du président.

Le vice-président exerce les pouvoirs et les fonctions que peut lui prescrire le conseil d’administration.

Chapitre 42 Secrétaire

Le secrétaire rédige les procès-verbaux des assemblées des membres et des séances du conseil d’administration.

Le secrétaire convoque les assemblées des membres et les séances du conseil d’administration.

Le secrétaire a la garde des archives, des livres, des procès-verbaux, des registres des membres actifs, du registre des administrateurs ainsi que du sceau de la corporation. Ces documents et le sceau sont conservés au siège social de la corporation.

Avec le président, le secrétaire signe les contrats et les documents relatifs aux engagements de la corporation.

Le secrétaire rédige les rapports exigés par la loi et la correspondance de la corporation.

Le secrétaire remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées en vertu des règlements ou par le conseil d’administration.

Article 43 Trésorier ou trésorière

Le trésorier est chargé de l’administration financière de la corporation.

Le trésorier doit s’assurer que l’argent et les autres valeurs de la corporation soient déposés au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou tout établissement financier que les administrateurs désignent.

Le trésorier doit rendre compte, sur demande, au président et au conseil d’administration de la situation financière de la personne morale et de toutes les transactions qu’il a faites en sa qualité de trésorier.

Le trésorier signe, avec la directrice générale ou un dirigeant, les chèques et autres effets négociables et il veille à faire effectuer les dépôts.

Le trésorier doit dresser, tenir et conserver ou voir à faire dresser, tenir et conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats.

Le trésorier doit laisser examiner les livres et comptes de la corporation par les personnes autorisées à le faire.

Article 44 Démission d’un dirigeant ou d’une dirigeante

Un dirigeant peut remettre sa démission par lettre recommandée au président ou au secrétaire de la corporation ou par écrit lors d’une séance du conseil d’administration.

Article 45 Rémunération des dirigeants et dirigeantes

Les dirigeants ne sont pas rémunérés pour leurs services et les dépenses qu’ils engagent dans l’exercice de leurs fonctions peuvent leur être remboursées selon les r`gles établies par le conseil d’administration.

Chapitre 6 Finances

Article 46 Transactions bancaires

Le conseil d’administration détermine l’établissement financier où le trésorier effectue les dépôts de la corporation et où se font les transactions bancaires de la corporation.

Article 47 Exercice financier

L’exercice financier commence le 1^ieravril de chaque année et se termine le 31 mars de l’année suivante.

Article 48 Vérificateur ou vérificatrice

Le vérificateur est nommé chaque année par les membres en assemblée générale annuelle.

Le vérificateur a pour mandat de vérifier les livres, d’établir les états financiers de la corporation et de présenter ceux-ci aux membres en assemblée générale annuelle.

Sa rémunération est fixée par le conseil d’administration.

Si le vérificateur cesse de remplir ses fonctions, pour quelque raison que ce soit, avant l’expiration de son mandat, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu’à l’expiration du mandat de son prédécesseur.

Chapitre 7 Contrats, effets négociables, transactions bancaires et déclarations

Article 49 Contrats

Les contrats et autres documents qui requièrent l’engagement de la personne morale doivent au préalable être approuvés par le conseil d’administration. À moins que le conseil d’administration en décide autrement, ces documents peuvent être signés par le président et le secrétaire.

Article 50 Effets négociables

Les chèques, billets à ordre, lettre de change, mandats et autres effets négociables de la corporation sont signés par au moins deux administrateurs désignés parmi le président, le vice-président, le trésorier, le secrétaire, la directrice générale ou tout autre administrateur désigné par le conseil d’administration.

Article 51 Transactions bancaires

Les fonds de la corporation sont déposés au crédit de celle-ci dans une ou plusieurs banques ou d’autres établissements financiers situés au Québec et désignés à cette fin par le conseil d’administration.

Chapitre 8 Modification des règlements généraux

Article 52 Modification des règlements généraux

Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition des présents règlements généraux.

Le conseil d’administration doit soumettre l’abrogation ou la modification pour ratification à l’assemblée générale annuelle ou à une assemblée extraordinaire des membres spécialement convoquée à cette fin.

Toute abrogation ou modification adoptée par le conseil d’administration est en vigueur jusqu’`ala prochaine assemblée générale annuelle ou jusqu’à l’assemblée extraordinaire des membres convoquée pour ratifier l’abrogation ou la modification. Si cette abrogation ou modification n’est pas approuvée à la majorité des voix durant l’assemblée générale annuelle ou extraordinaire des membres, elle cessera, dès ce jour, d’être en vigueur.

Toutefois, toute modification apportée aux dispositions inscrites dans les lettres patentes, notamment le nom, le nombre d’administrateurs, la localité du siège social et les objets de la corporation doit être approuvée par le deux tiers des membres en assemblées générale extraordinaire.

Chapitre 9 Annexes des règlements généraux

Article 53 Procédure d’élection

Élection du président d’élection et du secrétaire d’élection par les membres de l’assemblée générale annuelle

Au début de l’assemblée générale annuelle, les membres élisent un président et un secrétaire d’élection. Les membres peuvent d’une façon majoritaire décider que le président et le secrétaire du conseil d’administration sont d’office président et secrétaire d’élection.

Direction du scrutin par le président d’élection

Le président d’élection dirige le scrutin avec l’aide du secrétaire d’élection.

Le président ouvre la période des mises en candidature. À la fin de cette période, les candidatures peuvent être déposées auprès du secrétaire d’élection.

Au besoin, le président peut nommes des scrutateurs pour aider le secrétaire dans le dépouillement du vote.

Explications préliminaires

Le président d’élection explique aux membres le processus d’élection qui sera utilisé :

Rappel des dispositions des règlements généraux sur la composition;
Période de mise en candidature;
Élection par groupe de membres parents, de membres employés et autres;
Annonce de la fin de la période des mises en candidatures pour un groupe donné;
Si le nombre de candidats et candidates égale le nombre de siège pour un groupe, le ou les candidats sont déclarés élus;
Si le nombre de candidats et candidates dépasse le nombre de siège pour un groupe, il y a élection;
Le ou les candidats qui obtiennent la pluralité des voix sont déclarés élus.

Ordre d’élection aux postes à pourvoir

On prévoit aux postes du conseil d’administration selon l’Ordre suivant :

La directrice générale est nommée membre d’office du conseil d’administration;
Deux (2) membres du personnel;
Six (6) membres parents.
Un (1) membre de la communauté

Mise en candidature

Le président d’Élection nomme et décrit le ou les postes à pourvoir.

Le président annonce le nombre de mises en candidature déjà reçues.

Le président demande s’il y a d’autres candidatures.

Le président annonce la fin de la période de mise en candidature pour le ou les postes à pourvoir.

Élection

Si le nombre de candidats et candidates est égal ou inférieur au nombre de postes à pourvoir pour une catégorie, le président nomme ces personnes et les déclare élues.

Si le nombre de candidats et candidates est supérieur au nombre de postes à pourvoir pou une catégorie, le président déclare qu’il doit y avoir un scrutin secret.

Scrutin

Le scrutin se déroule ainsi :

S’il y a plus de candidats que le nombre de poste à pourvoir, il faut tenir un scrutin secret;
Le président explique que les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix seront déclarés élus;
Le président explique la façon de remplir les bulletins de vote : il faut inscrire autant de noms qu’il y a de postes à pourvoir;
Le président désigne clairement le ou les postes à pourvoir;
Le président nomme clairement les candidats;
Le secrétaire d’élection distribue les bulletins de vote;
Le secrétaire recueille les bulletins de vote;
Le président déclare la période de vote terminée;
Le secrétaire et, s’il y a lieu, les scrutateurs dépouillent le vote;
Le secrétaire remet les résultats du vote au président d’élection;
Le président communique officiellement le résultat du scrutin;
Le président déclare élus(s) le ou les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix

Clôture du scrutin

Le président félicite les élus, remercie tous les candidats ainsi que le secrétaire et les scrutateurs.

Le président déclare la levée de l’assemblée.

Le président et la secrétaire d’élection rédigent le procès-verbal de l’élection et le remettent au secrétaire de la personne morale, s’il y lieu.

Code de déontologie des membres du conseil d’administration du centre de la petite enfance La Petite Semence

Les membres du conseil d’administration sont mandatés par l’assemblée générale des membres pour administrer la corporation. Bien que les administrateurs ne détiennent individuellement aucun pouvoir, à moins d’une attribution expresse, le conseil d’administration, en tant que corps, possède tous les pouvoirs pour administrer la personne morale comme il l’entend, dans les limites de la loi et des règles de la corporation.
Les membres du conseil d’administration sont choisis comme administrateurs pour leurs qualités propres, leurs compétences personnelles et leurs affinités avec ceux qui les ont élus. Les membres du conseil d’administration exercent un mandat personnel et doivent agir personnellement. Ils ne peuvent donc pas se faire représenter aux séances du conseil. Ils ne peuvent en aucun cas, se faire remplacer, quel que soit le mode de remplacement, à moins qu’ils aient remis leur démission.
Les membres du conseil d’administration doivent agir avec honnêteté, loyauté et dans l’intérêt de la corporation, et les décisions du conseil d’administration doivent être prises dans le meilleur intérêt des enfants, des parents, des membres du personnel et de la collectivité.
Les membres du conseil d’administration doivent agir avec soin, prudence et diligence, comme le ferait une personne raisonnable.
Tout membre du conseil d’administration ayant un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui de la personne morale doit faire connaître sans délai cet intérêt par écrit au président du conseil d’administration au début de son mandat.
L’administrateur doit s’abstenir de voter sur toute question concernant cette entreprise et éviter d’influencer toute décision se rapportant à cette entreprise.
L’administrateur doit se retirer de la séance du conseil pour la durée de la discussion et du vote relatif à cette décision et dévoiler cet intérêt lors de toute séance où cette question est abordée.
Les membres du conseil d’administration doivent montrer un parti pris pour la recherche de solutions visant à améliorer de façon constante l’administration et l’organisation de la corporation, pour des actions concrètes devant aboutir à des résultats tangibles ainsi que pour le travail et la prise de décision en collégialité.
Les membres du conseil d’administration doivent s’engager à participer aux travaux de manière à faire avancer les dossiers et reconnaître que des compromis peuvent parfois être nécessaires.
Dans leurs délibérations, les membres du conseil d’administration doivent s’abstenir de faire valoir leurs préoccupations personnelles. Ils doivent plutôt veiller aux intérêts de la corporation et à la qualité des services aux enfants et aux parents. De plus, ils doivent respecter l’opinion de chacun et utiliser le code de procédure afin de faciliter les échanges et la prise de décision.

CODE D’ÉTHIQUE ET RÈGLES DE GOUVERNANCE

Conseil d’administration

CENTRE DE LA PETITE ENFANCE

La Petite Semence

CODE D’ÉTHIQUE

Rôles et responsabilités des administrateurs

Le conseil d’administration doit veiller à ce que la mission soit respectée. Pour ce faire, chacun des administrateurs doit s’engager par écrit à contribuer à la réalisation de la mission et à accomplir les tâches auxquelles il s’est engagé.

Le conseil d’administration doit définir par écrit les responsabilités des administrateurs et doit avoir une politique qui prévoie le retrait d’un administrateur qui ne respecte pas ses engagements, qui est en situation de conflit d’intérêts ou qui nuit au fonctionnement du conseil d’administration ou de l’organisme de bienfaisance. Le conseil d’administration doit faire annuellement le bilan de ses actions et doit vérifier l’atteinte des objectifs qu’il s’est fixés

Qu’est-ce que le CA fait pour s’assurer du respect des différentes politiques? (GRH, gestion des ressources matérielles, informationnelles, financières)

L’administrateur collabore à la définition, à l’évaluation et à la mise à jour de la philosophie, des valeurs et des objectifs du CPE.

Dans ses décisions, l’administrateur a un souci constant de la qualité des services dans le respect de la philosophie, des valeurs et des objectifs du CPE.

Hors des réunions du conseil, l'administrateur est une personne au service de l’organisation et il ne s’immisce pas dans la gestion courante. Ses compétences personnelles sont cependant bienvenues dans un rôle-conseil auprès de la directrice générale, à la demande de celle-ci. Pour toute question de la part d’un parent ou d’un employé, l’administrateur le réfère à une direction adjointe ou à la direction générale du CPE.

L’administrateur donne l'exemple en tout temps. Il s’engage à reconnaître et s’acquitter de ses responsabilités et de ses fonctions au mieux de ses connaissances et à respecter les principes du présent code d’éthique et règles de gouvernance en y apposant sa signature.

Il est capable de démontrer son indépendance par rapport aux personnes qui l’ont élu et travaille uniquement dans l’intérêt du CPE.

Il fait preuve d'ouverture d'esprit en ayant comme objectif de réaliser la mission du CPE dans le respect des enfants, des parents et du personnel.

L’administrateur est en mesure de remplir les engagements qu’il a pris. Il a une disponibilité suffisante pour siéger au conseil d'administration, à un comité ou à l’exécutif.

L’administrateur agit avec prudence, mais aussi avec diligence. Cette prudence ne doit cependant pas être un frein à la prise de décisions si celles-ci sont prises avec promptitude et discernement.

L’administrateur fait confiance à ses pairs dans le but de faire progresser le CPE.

L’administrateur s'informe adéquatement et se prépare aux réunions. Il lit attentivement toute la documentation qu'il reçoit en prévision d'une rencontre. Il reste à l'affût de toute information qui pourrait avoir une incidence sur l’évolution du CPE et du réseau des services de garde.

Il est responsable et imputable à la fois des engagements qu’il a pris individuellement et collectivement dans l’ensemble de son action au CPE.

L’administrateur s’engage à privilégier et à mettre en application les principes reconnus en matière de saine gestion:

Une gestion responsable des fonds :
Une présentation transparente des comptes ;
Une cohérence et une clarté des décisions et des prises de position ;
Une impartialité dans tout ce qui concerne son mandat.

13.Il est solidaire et loyal envers le CPE et envers ses pairs. Lorsqu'une décision est prise, il la fait sienne et la défend, s'il y a lieu.

En tout temps, il fait passer les intérêts du CPE avant les siens. Il s’agit d’une obligation légale et morale.

L’administrateur soutient la directrice générale dans son travail. Il l’appuie dans ses décisions et il met ses compétences particulières à sa disposition.

règles de GOUVERNANCE

Convocation aux réunions

Les convocations aux réunions du CA se font par l’envoi à l’adresse courriel de chacun des membres. L’administrateur y répond le plus rapidement possible. La disponibilité du plus grand nombre d’administrateurs détermine la date de la rencontre. Dès que la date est déterminée, l’administrateur reçoit un avis de convocation. S’il n’est plus disponible, il en informe la direction générale le plus rapidement possible par courriel [email protected]

Lieu de réunion

Les réunions ont lieu à la Maison de quartier Saint-Jean Vianney.

Ordre du jour

L’ordre du jour est préparé par la direction générale et validé par la présidence. Un administrateur peut soumettre un point à l’ordre du jour au moins deux semaines avant la rencontre. Aucun point de discussion ou de décision ne sera ajouté lors d’une séance du conseil d’administration à moins d’une urgence.

L’ordre du jour et les documents pertinents à la réunion sont envoyés par courriel une semaine avant la rencontre. Ils sont ensuite déposés dans le casier de l’enfant de l’administrateur, sauf si l’administrateur demande à la direction générale de ne plus lui remettre d’exemplaire papier.

La gestion quotidienne n’est pas abordée lors d’une séance du conseil d’administration.

Procès-verbal

Le procès-verbal de la réunion est préparé par le secrétaire ou, en cas d’absence, par celui qui sera nommé lors de la rencontre par les membres présents. Celui-ci consigne les décisions des administrateurs par écrit dans le procès-verbal. Une fois terminé, le secrétaire qui le transmet aux administrateurs pour la réunion suivante. Comme les livres comptables, les procès-verbaux ne sont pas de caractère public, ils sont réservés aux administrateurs du CPE.

Le procès-verbal de la portion tenue à huis clos sera sous enveloppe cachetée portant la mention confidentielle et jumelée à l'autre procès-verbal dans les livres du CA ou encore, dans un cartable séparé réservé à cette fin. L'important est de préserver la confidentialité de ce procès-verbal, la procédure que le CA choisit d'utiliser lui revient. Le motif du huis clos de même que son contenu sont mentionnés sur l’enveloppe. Par exemple, on inscrira la date de la réunion et qu'il s'agit du procès-verbal relatif à l'évaluation annuelle de la direction générale. Ainsi, on comprend que la DG et les membres du personnel ne pourront avoir accès à ce procès-verbal dans le futur.

Heure de la rencontre

À moins d’avis contraire, les réunions du CA se tiennent à 19 h30.

Site Internet

Une section confidentielle du site Internet du CPE est réservée exclusivement aux administrateurs. S’y trouvent les documents les plus importants pour le CA..

Composition du comité exécutif

Le comité exécutif est composé du président, du vice-président, du trésorier et du secrétaire. Conformément aux règlements de la LSGÉE (article 27), le président et le vice-président doivent être des parents. De plus, conformément aux règlements généraux du CPE (article 33), les membres de l’exécutif sont des parents nommés parmi les administrateurs du CPE lors du CA qui suit l’assemblée générale annuelle.

.Plan d’action

Le CPE s’est doté d’un plan d’action. Le plan d’action sert de guide stratégique pour les activités annuelles du CPE. Il est mis à jour annuellement et révisé régulièrement. On y trouve ce qui doit être fait, quand cela doit être fait, par qui cela doit être fait, et quelles ressources ou analyses sont nécessaires.

Géré par la direction générale en collaboration avec les directions adjointes et contrôlé par le conseil d’administration, le plan d’action permet aux membres du CA, lors de ses rencontres, de de faire le suivi des objectifs stratégiques.

Porte-parole

Le président est le représentant officiel auprès des autorités publiques. La direction générale est l’unique porte-parole du CPE et représente le CPE auprès des instances gouvernementales et institutionnelles. D’autres administrateurs peuvent agir comme porte-parole, mais doivent, au préalable, avoir été désignés par résolution. De plus, comme représentant de l’employeur, la direction générale est également le porte-parole du CA auprès des employées du CPE.

Confidentialité

L'administrateur respecte la confidentialité des informations qu'il reçoit dans le cadre de ses fonctions, et ce, peu importe le siège qu'il occupe (employé du CPE, membre externe ou parent usager). Les échanges et les discussions tenus lors d'une réunion du CA, du comité exécutif ou des comités ponctuels sont confidentiels, et ce, même lorsque le mandat de l’administrateur a pris fin. En résumé, l'administrateur préserve, en tout temps, la confidentialité de ce qui est dit et décidé en CA.

Il appartient au porte-parole ou au président, le cas échéant, de diffuser les décisions du CA.

Lors d'un sujet discuté en huis clos, la confidentialité est décuplée. Cette obligation s'applique de la même façon, peu importe le médium sur lequel est véhiculée l'information confidentielle. Ainsi, les informations confidentielles concernant le contenu de la réunion en huis clos reçues par courriel ou sur tout autre support papier ou électronique doivent demeurer confidentielles.

Direction générale

Employé du CPE, la directrice générale est la seule employé du CA. Il agit sous l’autorité du conseil d’administration et son supérieur immédiat est le président.

Le CA lui délègue la responsabilité et les pouvoirs de diriger, d’administrer, de coordonner et de mettre en œuvre les orientations et les décisions du CA. Il partage la responsabilité de la planification et du contrôle avec les membres du CA. Il est imputable des résultats. Le CA prescrit les fins organisationnelles et non pas les moyens, qui sont du ressort de la direction, sauf pour proscrire les moyens que le CA considère comme inacceptables.

Comité d’évaluation de la direction générale

Le comité ayant comme mandat d’évaluer annuellement la direction générale est composé de trois membres parents dont la présidente et, si possible, un membre du comité de l’année précédente. L’évaluation est réalisée à la fin de l’année financière, au mois de mars. Le document de base servant à l’évaluation de la direction générale est le plan d’action du CPE. Lors d’un CA, le comité rend compte de ses conclusions à huis clos, sans la présence des administrateurs employés. Les administrateurs peuvent demander à la direction générale de se retirer lors de ses délibérations. La direction générale reçoit un compte rendu écrit de son évaluation.

Huis clos

Le Conseil tiendra un huis clos lorsqu'il y a un risque d'apparence de conflit d'intérêts ou un conflit d'intérêts ou encore, pour des questions de confidentialité. Par exemple, l’administrateur peintre en bâtiment désirant soumissionner sera exclu de tout sujet traitant de la peinture du CPE, tout comme l’administrateur membre du personnel sera exclu de toutes les questions ayant trait aux ressources humaines, aux mesures disciplinaires, à l'évaluation de la DG, en bref, à tout ce qui touche les relations de travail au CPE.

14.Affaires de la corporation

Contrairement aux membres de la corporation, les administrateurs ont le droit d’être renseignés sur les affaires du CPE et d’avoir accès à ses livres et registres, incluant les livres comptables et les procès-verbaux. L’accès aux documents se fait par le biais du CA. Le trésorier a accès aux livres comptables s’il en fait la demande à la direction générale. Ces livres et registres sont confidentiels et ne peuvent, en aucun cas, être diffusés, distribués ou commentés par les administrateurs à l’extérieur des rencontres du Conseil.

15.Membre externe et employé au CA

Bien qu’il ait été nommé par les membres du conseil d’administration ou par ses pairs et élu par l’assemblée générale des membres, le membre externe ou le membre employé au CA n’agit pas comme représentant d’un groupe d’intérêt, mais bien comme administrateur.

16.Décision

Les décisions du CA sont prises conformément à l’article 28 du Règlement sur les services de garde éducatif à l’enfance : « Une décision du conseil d'administration ne peut être valablement prise que si elle l'est par une majorité d'administrateurs formant la majorité requise des parents usagers des services de garde. » et à l’article 28 des règlements généraux de la corporation : « L’adoption des propositions se fait à la majorité simple des administratrices présentes et d’au moins au 2/3 des administratrices parents. »

Donc, dans un CA de 9 membres dont deux sont membres employés et un est membre externe, les décisions pour être valables doivent être adoptées à la majorité des membres présents et par les 2/3 des parents présents, et ce, en autant qu’il y ait quorum.

17.Absence d’empêchement

Le demandeur d'un permis de centre de la petite enfance doit faire effectuer, à l'égard de ses administrateurs, une vérification des renseignements nécessaires à l'établissement d'un empêchement et remettre au ministre une attestation d'absence d'empêchement ou, à défaut, une déclaration de renseignements pouvant révéler un empêchement, afin qu'il en apprécie le contenu.

L’administrateur doit consentir par écrit à la vérification de ces renseignements et, selon le cas, à la communication de l'attestation d'absence d'empêchement ou, après en avoir pris connaissance et s'il maintient sa candidature ou sa participation, à la remise de la déclaration de renseignements pouvant révéler un empêchement au demandeur de permis et au ministre, afin qu'il en apprécie le contenu.

18.Fin de mandat

À la fin de son ou de ses mandats, l’administrateur remet l’ensemble des documents qu’il a reçus au courant de son mandat afin que ceux-ci soient archivés pour une période de 5 années. Ces documents sont réservés à l’usage exclusif de la corporation. Par ailleurs, tout courriel reçu en cours de mandat doit également être détruit.

L’administrateur doit, après l’expiration de son mandat, respecter la confidentialité de tout renseignement, débat, échange et discussion dont il a eu connaissance dans l’exercice de ses fonctions au sein du conseil d’administration.

19.Affaires bancaires et signataires

Les affaires bancaires sont gérées par la direction générale et la direction adjointe à l’administration par résolution du conseil d’administration.

Habituellement, le président et le trésorier sont signataires du compte bancaire. La direction générale et la direction adjointe à l’administration sont également signataires. Pour être valide, un chèque doit obligatoirement être signé par le président ou le trésorier. Les paiements préautorisés ou les transferts de fonds sont signés et autorisés a postériori par les mêmes signataires.

20.Personne liée

Afin d’éviter tout contrôle du CA par certains administrateurs, le gouvernement prévoit à l’article 3 de la loi sur les services de garde que des personnes liées entre elles ne peuvent pas être nommées au CA. La Loi définit, entre autres, la personne liée à une autre comme son conjoint, son enfant ou l'enfant de son conjoint, son père ou sa mère, son oncle ou sa tante, son frère ou sa sœur ainsi que leurs conjoints.

Si au courant de son mandat, la situation de l’administrateur change et qu’il contrevient à la définition de personne liée, il doit en aviser dans les plus brefs délais le président ou la direction générale.

21.Assurance

Le CPE détient une assurance responsabilité civile qui protège l’administrateur en cas de poursuites judiciaires.

22.Responsabilité personnelle et lois fiscales

Dans un premier temps, les administrateurs ne sont pas responsables des salaires impayés des employés du CPE. Par contre, les administrateurs peuvent être tenus responsables si le CPE n’a pas effectué les retenues fiscales ou ne les a pas remises. Afin d’assurer cette responsabilité, un signataire membre du CA, validera chaque mois la remise des retenues fiscales. De plus, chaque trimestre, une résolution du conseil d’administration, à la suite d'une vérification du trésorier, confirmera que les remises ont bien été faites.

23.Formation sur les rôles et les responsabilités

Chaque année, les membres du conseil d’administration évalueront la pertinence de suivre une formation sur les rôles et les responsabilités des administrateurs. Cette formation est organisée et payée par le CPE.

CENTRE DE LA PETITE ENFANCE

La Petite Semence

CODE D’ÉTHIQUE ET RÈGLES DE GOUVERNANCE

Déclaration d’engagement

Après avoir pris connaissance du Code d’éthique et règles de gouvernance des membres du conseil d’administration du Centre de la petite enfance La Petite Semence, adopté le par le conseil d’administration, je soussigné(e),

_________________________________

Nom de l’administrateur

agissant à titre d’administrateur/administratrice du Centre de la petite enfance La Petite Semence, m’engage à le respecter et reconnais que toute violation de ma part au présent engagement pourrait entraîner ma destitution du conseil d’administration du CPE.

En foi de quoi, j’ai signé à Longueuil ce _________________________________.

______________________________________

Signature