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Régie interne

                                                       

 

 Présentation et historique du bureau coordonnateur :

 

 

En 1997, avec l’avènement de la nouvelle politique familiale du ministère de la Famille et de l’Enfance, la garderie Planète Soleil devient un centre de la petite enfance et il  diversifie ses services en développant la garde en milieu familial. En juin 2006, le CPE conserve le mandat de coordonner la garde en milieu familial de 178 places et créer le Bureau coordonnateur pour les villes de Chapais-Chibougamau. Par la suite en avril 2013, le Bureau coordonnateur de la garde en milieu familial Planète Soleil devient le Bureau coordonnateur de la garde en milieu familial Chibougamau-Chapais.

 

Le Bureau coordonnateur de la garde en milieu familial Chibougamau-Chapais détient un permis du ministère de la Famille de 179 places pour une clientèle âgée de 0-5 ans. La corporation est administrée par un conseil d’administration de 5 membres, dont trois parents d’enfants usager des services de garde éducatifs du bureau coordonnateur, d’une responsable d’un service de garde en milieu familial et d’un membre issu du milieu des affaires ou du milieu institutionnel, social, éducatif ou communautaire élue à l’assemblée générale annuelle.

 

Dans ce document, vous y retrouverez les règles de fonctionnement du bureau coordonnateur ainsi que les moyens avec lesquels il prévoit respecter la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (article 42).

 

Le bureau coordonnateur fait partie du Regroupement des Centres de la Petite Enfance Abitibi-Témiscaminque et Nord-du-Québec 08-10. Nos formulaires de visite à l’improviste et les formulaires de reconnaissance sont maintenant uniformisés.

Les fonctions du bureau coordonnateur

Les administrateurs et la gestionnaire du bureau coordonnateur ont la responsabilité de gérer une organisation dont les fonctions sont régies par la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance et les règlements qui en découlent. Les instructions et les directives émises par le Ministre, les règles budgétaires et les conditions d’agrément qui lui sont applicables.

Notamment, le bureau coordonnateur, dans le territoire qui lui est attribué, remplit les fonctions suivantes (loi 42):

Voici en détail les fonctions du Bureau coordonnateur :

1. Accorder, renouveler, suspendre ou révoquer, suivant les cas et les conditions prévus par la loi, la reconnaissance à titre de personne responsable d’un service de garde en milieu familial:

1.1. Procédure de reconnaissance des personnes à titre de responsables de services de garde en  milieu familial 

Le conseil d’administration désigne deux (2) personnes, soit la directrice du bureau coordonnateur et l’agente de conformité, auxquelles il confie les tâches menant à la reconnaissance des personnes à titre de responsables de services de garde en milieu familial.

La prise d’information:

 

 

Une personne désirant être reconnue à titre de responsable de services de garde en milieu familial peut recevoir de l’information par téléphone ou en se présentant au bureau coordonnateur. Les procédures et les conditions requises pour obtenir une reconnaissance lui seront transmises. La première étape consistera à remplir le formulaire d’inscription pour une reconnaissance. Si aucune place n’est disponible au permis du bureau coordonnateur, la personne sera informée par écrit qu’il est impossible pour le moment de procéder à sa reconnaissance, mais qu’elle pourra être inscrite sur la liste d’attente.

 

Lorsque des places sont disponibles, le Bureau coordonnateur remettra aux personnes intéressées les documents leur permettant de compléter leur demande:

           

Le Bureau coordonnateur conserve, pour une durée d’un (1) an, les coordonnées des personnes intéressées à être reconnues. Lorsque des places se libèrent, le Bureau coordonnateur peut alors communiquer avec ces personnes.

 

La demande de reconnaissance:

 

La personne désirant être reconnue doit compléter en premier lieu le formulaire de vérification d’antécédent et par la suite remplir le document de demande de reconnaissance et renseignements exigés par le Règlement.

 

 

Voici ces documents prévus à l’article 60 du règlement:

 

 

   une copie de son acte de naissance, de sa carte de citoyenneté canadienne, de sa carte de résident permanent ou de tout autre document établissant son identité et la date de sa naissance et de son droit à travailler au Canada;

   une copie de l'acte de naissance ou de tout autre document établissant l'identité et la date de naissance de chaque enfant de moins de 18 ans qui habite ordinairement avec elle ainsi qu'une indication des heures pendant lesquelles il est présent à la résidence où elle entend fournir les services de garde;

   une description de ses expériences de travail et de sa formation scolaire;

   un certificat d'un médecin attestant qu'elle a une bonne santé physique et mentale lui permettant d'assurer la prestation de services de garde aux enfants;

   les noms, adresses et numéros de téléphone de 2 personnes qui ne lui sont pas apparentées, qui la connaissent depuis au moins 2 ans et qui peuvent attester son aptitude à agir comme responsable d'un service de garde en milieu familial;

   l'adresse de la résidence où elle entend fournir les services de garde;

   le nombre total d'enfants et, le cas échéant, le nombre d'enfants âgés de moins de 18 mois qu'elle entend recevoir;

   les jours et les heures d'ouverture du service de garde comprenant les heures des repas et des collations dispensées aux enfants reçus ainsi que les jours de fermeture prévus;

   le programme éducatif qu'elle entend appliquer et une description des activités et des interventions éducatives qui permettront d'atteindre les objectifs prévus à l'article 5 de la Loi;

10°  les documents établissant qu'elle remplit les exigences des paragraphes 8, 8.1, 9 et 10 de l'art. 51;

11° la procédure d'évacuation en cas d'urgence établie en vertu de l'article 90;

12° si elle est assistée, le nom, l’adresse de résidence et le numéro de téléphone de la personne qui l’assiste.

13° pour elle-même et, le cas échéant, pour la personne qui l'assiste ainsi que pour chaque personne majeure vivant dans la résidence où elle entend fournir les services de garde, l'attestation d'absence d'empêchement ou, à défaut, la déclaration de renseignements pouvant révéler un empêchement;

14° si la résidence où elle entend fournir les services de garde abrite une arme à feu, une copie du certificat d'enregistrement de cette arme.

 

La personne requérante doit faire parvenir le document de reconnaissance complète au Bureau coordonnateur. Un délai d’environ 30 jours ouvrables est prévu pour effectuer la vérification de la demande. Si celle-ci est incomplète, le personnel du bureau coordonnateur avisera la personne requérante des pièces manquantes au dossier. Si celle-ci ne complète pas sa demande dans un délai de trois (3) mois, à compter de la date de sa réception par le bureau coordonnateur, ses documents originaux lui seront retournés avec la mention que sa demande est incomplète.

 

La prise de références (réf. article 60.5° RSGÉE) 

La directrice du bureau coordonnateur ou l’agente de conformité procède à la prise de références auprès des personnes de références désignées par la requérante. Le nom, l’adresse et numéros de téléphone de ces 2 personnes qui ne sont pas apparentées, qui la connaissent depuis au moins deux ans et qui peuvent attester son aptitude à agir comme responsable d’un service de garde en milieu familial;

 

Les entrevues (réf. Article 53 RSGÉE):

La directrice du bureau coordonnateur et l’agente de conformité procèdent à une entrevue avec les personnes suivantes:

 

ü      la requérante;

ü      les personnes âgées de plus de 14 ans qui résident dans la résidence privée où la requérante entend fournir le service de garde.

 

            Les entrevues auront lieu dans les locaux du bureau coordonnateur. Pour mener les entrevues, les deux personnes désignées suivent les grilles d’entrevue adoptées par le conseil d’administration du bureau coordonnateur. Elles rédigeront ensuite un rapport de chacun des entretiens, en y indiquant les éléments qui permettront au conseil d’administration du BC de porter un jugement global sur les aptitudes et capacités de la requérante à assumer les responsabilités qui lui incombent.

 

 

La visite de la résidence (réf. Article 53 RSGÉE):

La directrice du bureau coordonnateur et l’agente de conformité sur rendez-vous visitent dans son intégralité la résidence où seront fournis les services de garde et le cas échéant, la cour extérieure, lorsqu’il est prévu que cette dernière sera utilisée pendant la prestation des services de garde et, si c’est le cas, les dépendances qui s’y trouvent, afin de constater que ceux-ci sont sécuritaires et adéquats compte tenu, notamment, du nombre et de l’âge des enfants qui doivent être reçus. Elles utilisent une grille d’évaluation leur permettant de déterminer si les conditions en matière d’hygiène, de salubrité, de sécurité ainsi que les conditions en matière d’aménagement, de chauffage, d’éclairage, d’équipement et d’ameublement sont propices à l’aménagement d’un service de garde.  À la suite de cette visite, la directrice et l’agente de conformité rédigent un rapport.

 

 

La décision du conseil d’administration:

La directrice du bureau coordonnateur ou l’agente de conformité doit présenter au conseil d’administration les documents pertinents à la prise de décision:

Un rapport de la demande de reconnaissance décrivant les rapports de prise de références, les rapports d’entrevues et le rapport de la visite de la résidence.

 

 

Elles peuvent formuler au conseil d’administration leurs recommandations quant à la reconnaissance de la requérante. Le conseil fait alors connaître sa décision dans un délai de 10 jours ouvrables. Si le conseil d’administration du bureau coordonnateur accepte la demande, la requérante reçoit un avis d’acceptation stipulant la date de prise à effet de la reconnaissance et la date de son expiration, le nombre d’enfants de moins de 18 mois et le nombre maximum d’enfants que la responsable peut recevoir et l’adresse où seront fournis les services de garde. Également une copie de l’agrément, la description des moyens que le bureau coordonnateur entend prendre pour s’acquitter des obligations prévues à l’article 42 de la Loi ainsi que les renseignements mentionnés au paragraphe 1° de l’article 45 seront transmis à la responsable. Une date sera alors proposée avant l’ouverture pour effectuer une visite de contrôle afin de vérifier la conformité des éléments prévus par le règlement.

 

 

Par contre, si le conseil refuse de reconnaître la requérante, la directrice lui transmet par écrit la décision du conseil d’administration.

 

Le soutien aux responsables nouvellement reconnues:

 

 

À la suite de la reconnaissance, la directrice du bureau coordonnateur fixe un rendez-vous avec la nouvelle responsable afin de lui remettre les documents de soutien technique.

 

1.2   Procédures de renouvellement de la reconnaissance (réf article 72 RSGÉE) :

 

 

Le conseil d’administration du bureau coordonnateur confie à la directrice la responsabilité d’encadrer les tâches reliées à la réévaluation des responsables de services de garde en milieu familial. Cette réévaluation se fait de façon triennale selon la date de la reconnaissance ou de la dernière réévaluation. Au plus tard 150 jours avant la date d'expiration de sa reconnaissance, le bureau coordonnateur en avise la responsable. La responsable qui désire renouveler sa reconnaissance doit en faire la demande par écrit au plus tard 120 jours avant son expiration.

 

La demande doit être accompagnée des renseignements et documents déterminés à l'article 60 lorsque ceux qui ont été produits antérieurement ne sont plus exacts, sont incomplets ou sont périmés. La directrice et l’agente de conformité fixent alors avec la responsable de services de garde en milieu familial, une date où elles pourront procéder aux entrevues avec :

 

ü      La responsable de services de garde en milieu familial;

ü      Les personnes de plus de 14 ans qui habitent la résidence où est fourni le service de garde. (réf article 53 RSGÉE)

 

Le matériel utilisé sera le suivant :

ü      Les grilles d’entrevues;

ü      Les grilles de visites de la résidence privée;

ü      Le questionnaire du programme de service de garde éducatif.

 

La directrice et l’agente de conformité rédigent un rapport écrit de chacune des visites ou entrevues. Ces rapports seront déposés au dossier de la responsable de services de garde en milieu familial.

 

La décision de renouvellement lui sera communiquée par écrit au plus tard 30 jours avant l’expiration de la reconnaissance. (réf. article 74 RSGÉE)

 

En cas d’infraction constatée à l’article 75 du Règlement

 

 

Si, dans le cadre de la réévaluation triennale un manquement prévu à l’article 75 est constaté son dossier sera transmis au conseil d’administration. Ce dernier décidera alors des mesures à prendre.

 

 

Entre autres mesures, le conseil d’administration peut décider de procéder à la suspension ou à la révocation de la reconnaissance de la responsable de services de garde en milieu familial. Dans ce cas, il doit suivre la procédure prévue aux articles 76 et 77 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance.

 

 

Malgré ce qui précède, la directrice du bureau coordonnateur peut, en tout temps, décider d’informer le conseil d’administration du bureau coordonnateur de toute situation problématique prévalant dans un service de gade en milieu familial, afin que celui-ci puisse décider des mesures à prendre.

 

 

1.3 Procédure à suivre dans le cas de la suspension ou de la révocation de la reconnaissance d’une personne responsable de services de garde en milieu familial.

 

 

Lorsque le conseil d’administration du  bureau coordonnateur a l’intention de suspendre ou de révoquer la reconnaissance d’une responsable de services de garde en milieu familial, il doit d’abord l’aviser par écrit en l’informant des motifs qu’il invoque et lui donner, dans un délai de 15 jours de la réception de cet avis, l’occasion de présenter ses observations.

 

 

Dans le cas où la responsable ou une personne qui réside avec elle fait l'objet d'un signalement retenu pour évaluation par le directeur de la protection de la jeunesse, le bureau coordonnateur doit l'aviser par écrit et sans délai de sa suspension, ainsi que les parents des enfants qu'elle reçoit et lui donner l'occasion de présenter ses observations dès que possible, mais dans tous les cas, dans un délai qui ne peut excéder 10 jours. La personne dont la reconnaissance est suspendue pour ce motif ne peut, sous peine de révocation, fournir des services de garde pendant la durée de sa suspension.

 

 

Les motifs menant à la suspension ou à la révocation sont ceux prévus à l’article 75 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance.

 

            1° celle-ci a commis, autorisé l'accomplissement, consenti ou participé à l'accomplissement d'une infraction à l'une des dispositions des articles 53, 54, 58, 86 ou 95 de la Loi;

            2° celle-ci refuse ou néglige de se conformer à un avis de non-conformité donné par le ministre en vertu de l'article 65 de la Loi;

            3° celle-ci a commis, autorisé l'accomplissement, consenti ou participé à l'accomplissement d'une infraction à l'une des dispositions des articles 6, 54.1, 64, 65, 67, 78, 81 à 84, 87 à 108, 110 à 116,      118 à 123;

            4° celle-ci a cessé de remplir les conditions ou de respecter les modalités de la Loi ou du présent règlement pour être reconnue;

            5° la santé, la sécurité ou le bien-être des enfants qu'elle reçoit est menacé;

            6° celle-ci a fait une fausse déclaration ou a dénaturé un fait important lors de sa demande de    reconnaissance ou dans un document ou renseignement requis en vertu de la Loi ou de ses             règlements;

            7° celle-ci n'a pas remédié à une contravention à la Loi ou au présent règlement constatée lors   d'une visite effectuée en application de l'article 86.

 

Après avoir entendu la responsable de service de garde en milieu familial, le conseil d’administration prendra une décision quant au maintien, à la suspension ou à la révocation de la reconnaissance dans le plus bref délai. La décision du conseil, ainsi que les motifs sur lesquels elle est fondée, est inscrite au procès verbal de la réunion du conseil d’administration. Une copie conforme de la décision motivée du conseil d’administration du bureau coordonnateur sera transmise à la responsable de services de garde en milieu familial.

 

Si la décision du conseil d’administration est de suspendre ou de révoquer la reconnaissance de la responsable de services de garde en milieu familial, la directrice du bureau coordonnateur informe sans délai les parents utilisateurs de ce service de garde de la décision rendue.

 

La responsable qui désire mettre fin à sa reconnaissance doit en aviser par écrit le bureau coordonnateur qui l'a reconnue et les parents des enfants qu'elle reçoit, au moins 30 jours au préalable. Le bureau coordonnateur révoque la reconnaissance à compter du jour qu'elle indique.

 

La responsable qui veut interrompre ses activités en raison d'une maladie, d'une grossesse, de la naissance de son enfant ou de l'adoption d'un enfant peut demander au bureau coordonnateur qui l'a reconnue de suspendre sa reconnaissance. Le bureau coordonnateur suspend la reconnaissance à compter de la date indiquée à la demande et pour la période qui y est déterminée ou, en cas de maladie, pour la période déterminée à l’attestation médicale. Dans le cas d’un retrait préventif de la responsable enceinte, le bureau coordonnateur suspend la reconnaissance à compter de la date de réception du certificat prévu à l’article 40 de la Loi sur la santé et la sécurité du travail (chapitre S-2.1) confirmant la condition de la responsable et il l’en avise par écrit. Dans les cas prévus à l’article 79 la suspension d’une reconnaissance ne peut dépasser 24 mois, sauf en cas de retrait préventif.

 

1.4 Réévaluation à la suite d’un changement affectant la reconnaissance

 

La responsable de services de garde doit aviser le Bureau coordonnateur dans les 10 jours ouvrables de tout changement relatif aux conditions qu’elle doit remplir pour être reconnue. L’avis de changement doit être fait dans les 10 jours de l’arrivée du changement. Toutefois, s'il s'agit d'un changement d'adresse, la responsable doit en aviser le bureau coordonnateur et les parents des enfants reçus au moins 30 jours à l'avance.

 

Le conseil d’administration du bureau coordonnateur confie à la directrice la responsabilité d’encadrer les tâches reliées à la réévaluation suite aux changements affectant la reconnaissance. Lorsque le bureau coordonnateur est avisé d'un changement visé à l'article 64 ou l'article 65, il peut, selon le cas, avoir une entrevue avec la responsable ou toute autre personne concernée ou visiter la résidence.

 

De même, il peut exiger de la responsable la production de tout renseignement et document prévus par la Loi et ses règlements relatifs à ces changements. Cette visite et ces entrevues feront  l'objet d'un rapport.  Ces rapports seront déposés au dossier de la responsable de services de garde en milieu familial et une copie du rapport de la visite de la résidence lui sera envoyée.

 

Si le changement affectant la reconnaissance constitue un manquement au Règlement ou à la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance, le dossier sera transmis au conseil d’administration. Ce dernier décidera alors des mesures à prendre, en fonction des circonstances.

 

 

2. Assurer le respect des normes déterminées par la loi applicable aux personnes responsables d’un service de garde en milieu familial qu’il a reconnues

 

Moyens de contrôle et de surveillance des personnes responsables d’un service de garde en milieu familial

 

Programme de visites périodiques de contrôle

 

Le conseil d’administration confie à la directrice du bureau coordonnateur et à l’agente de conformité, la responsabilité d’effectuer les tâches reliées au programme de visites périodiques de contrôle des responsables de services de garde en milieu familial. L’article 47 du Règlement prévoit qu’une personne affectée à la surveillance des responsables d’un service de garde en milieu familial (RSG) ne peut être affectée au soutien pédagogique et technique qui leur est offert.

 

Conformément à l’article 86 du Règlement sur les services de garde à l’enfance, trois visites à l’improviste de la résidence où sont fournis les services de garde seront effectuées annuellement. Ces visites seront effectuées pendant la prestation des services afin de s'assurer du respect de la Loi et des règlements, notamment du respect des conditions de la reconnaissance.  

Au cours de la visite, les aspects suivants du service de garde sont notamment vérifiés :

  • les locaux, les équipements et le mobilier;
  • la sécurité et la salubrité;
  • les médicaments, les produits toxiques et les produits d’entretien;
  • les fiches d’inscription et l’assiduité.

De plus, la vérification faite au cours de la visite de l’agent de conformité porte sur l’obligation des responsables d’un service de garde en milieu familial de respecter les dispositions du Règlement sur la contribution réduite, notamment sur les services inclus dans la contribution réduite et la période de garde.


Un rapport écrit de chacune de ces visites est déposé au dossier de la responsable de services de garde en milieu familial et une copie lui est remise. Si une irrégularité ou une infraction à la Loi ou aux règlements est constatée, le bureau coordonnateur en avise par écrit la responsable afin qu'elle y remédie dans les meilleurs délais et assure le suivi de la situation.

Si la situation n’est pas corrigée ou si elle se reproduit, la directrice du bureau coordonnateur informe le conseil d’administration du bureau coordonnateur. Ce dernier décidera des mesures à prendre, en fonction des circonstances.

 

 

3. Répartir entre les personnes reconnues, selon les besoins de garde des parents et suivant les instructions du ministre de la Famille, les places donnant droit à des services de garde subventionnés;

 

Le bureau coordonnateur doit répartir entre les RSG les places prévues à son agrément. Il reçoit les demandes d’augmentation et de diminution de ratio des RSG. Il rend une décision par écrit à celle-ci. De plus, le bureau coordonnateur évalue et compile le taux d’occupation.

Le bureau coordonnateur a également la responsabilité de s’assurer que toutes les places réparties sont réellement occupées et, au besoin, de les réaffecter afin qu’elles répondent à l’évolution des besoins des parents.

4. Déterminer, selon les cas et conditions déterminés par règlement, l’admissibilité d’un parent à la contribution réduite fixée par le gouvernement;

Réception et admissibilité à la contribution réduite :

Le  bureau coordonnateur vérifie l’admissibilité d’un parent à la contribution réduite à vertu de l’article 82 du règlement. Le bureau coordonnateur fournit à la RSG le formulaire à contribution réduite. Ensuite, le bureau coordonnateur valide la demande du parent et rend une décision au verso du formulaire.

Le bureau coordonnateur doit conserver un dossier sur chacun des parents qui fait une demande d’admissibilité à la contribution réduite et, s’il y a lieu, sur l’exemption de son paiement. Ce dossier contient le formulaire de demande d’admissibilité, une copie des décisions relatives à la demande, les documents montrant que le parent admis à payer la contribution réduite répond aux exigences, une copie de toute correspondance relative à la contribution réduite ainsi qu’une copie de l’entente de services de garde et de toute entente particulière intervenues entre le parent et la personne responsable d’un service de garde ainsi que toute modification à ces ententes.

5.Administrer, suivant les instructions du Ministre, l’octroi, le paiement, le maintien, la suspension, la diminution, le retrait ou la récupération de subventions offertes aux personnes responsables d’un service de garde en milieu familial reconnues et assurer la signature et la gestion des ententes proposées par le Ministre ainsi que des documents et renseignements nécessaires à l’administration des subventions;

 

5.1Versement de la subvention

Le bureau coordonnateur administre les subventions en suivant les instructions du Ministre. Les rétributions de subventions aux RSG sont versées selon le calendrier versement de subvention du ministère. Le bureau coordonnateur reçoit  les formulaires de réclamation de subvention et les fiches d’assiduités des RSG. Il vérifie la conformité des formulaires et autres documents et par la suite, il verse les subventions selon le mode de paiement prévu.

 

5.2 Suspension ou retrait du versement de la subvention

Le bureau coordonnateur peut suspendre le versement de la subvention dans les trois cas suivant:

·         une directive ou une modalité prévue par la loi ou une instruction du ministère;

·         les ententes de services ne sont plus valides;

·         documents manquants selon le délai prescrit.

Récupération de la subvention

Elle s’applique lors d’une directive ou une modalité prévue par la loi ou une instruction du ministère.

 

 

6. Rendre disponible aux parents l’information concernant la prestation de services de garde en milieu familial;

Toute personne peut obtenir de l’information sur les services de garde en milieu familial en se présentant ou en communiquant avec le BC par téléphone, par courriel, ou en consultant son site WEB : www.bcgmfchibougamauchapais.com

Lorsqu’un bureau coordonnateur répond à une demande d’un parent à la recherche d’une place en milieu familial et que ce dernier lui fait part de ses besoins et de ses préférences, il appartient au bureau coordonnateur de lui indiquer, parmi les personnes responsables d’un service de garde qui ont des places disponibles, celles qui peuvent y répondre. Le parent pourra alors entrer en contact avec ces responsables et arrêter son choix quant au milieu familial qui lui convient le mieux.

Pour combler ses places vacantes, la personne responsable d’un service de garde en milieu familial peut communiquer avec les parents inscrits sur les listes d’attente que son bureau coordonnateur lui transmet ou elle peut les attribuer selon sa propre liste d’attente.

D’ici la fin 2015, afin d’appuyer les centres de la petite enfance, les garderies et les bureaux coordonnateurs à gérer l’attente de places à contribution réduite, le Ministère a soutenu l’implantation d’un guichet unique d’accès aux places en services de garde à contribution réduite.

Le bureau coordonnateur maintiendra à jour l’information sur les services offerts par le Bureau coordonnateur à l’intention des parents utilisateurs;

 

ü      Site internet du bureau coordonnateur

ü      Promouvoir la visibilité et les obligations des services de garde en milieu familial       par la publicité;

 

7. Offrir un soutien pédagogique et technique offert sur demande :

En fonction de besoins définis par la personne responsable d’un service de garde en milieu familial et à sa demande, le bureau coordonnateur a le mandat d’offrir un soutien pédagogique et technique. Ces tâches sont variées et peuvent toucher un large éventail de besoins, dont les suivants :

  • soutien dans l’application du programme éducatif ou en gestion administrative;
  • information sur les lois et les règlements;
  • élaboration et suivi d’un plan d’intervention pour un enfant ayant des besoins particuliers ;
  • préparation et animation de réunions ou d’activités favorisant les échanges;
  • recherche et élaboration d’outils pédagogiques et techniques;
  • définition de besoins en formation et perfectionnement;
  • rédaction de bulletins, d’articles et d’autres outils de communication;
  • mise en contact avec les ressources du milieu.

 

Le Bureau coordonnateur s’implique également sur demande dans le domaine de la formation des responsables de services de garde en milieu familial reconnues. La mise sur pied de cours de formation et de perfectionnement pour les responsables, le tout en collaboration avec le comité consultatif , il détermine les besoins en formation des responsables de services de garde.

 

 

 

Objectifs

 

ü      Le Bureau coordonnateur aura des exigences élevées concernant la formation minimale

       demandée par le MFA au sujet des responsables de services de garde en milieu familial.

 

ü      Le Bureau coordonnateur proposera des séances de formations spécifiques en fonction des besoins des responsables de services de garde en milieu familial.

 

 

Moyens privilégiés

 

 

Sensibiliser les responsables de services de garde en milieu familial à se perfectionner;

Collaboration avec des partenaires, tels les CLSC, des formateurs agréés dans le domaine de la petite enfance; afin de dispenser de la formation pertinente aux responsables de services de garde en milieu familial

 

 

8. Offrir un soutien technique et professionnel :

           

Le soutien technique

Soutien technique: mise à jour continue des documents régissant les services de garde en milieu familial du bureau coordonnateur

 

 

Objectifs

 

 

Le soutien technique vise principalement à appuyer les responsables de services de garde en milieu familial dans leurs tâches et à favoriser leur autonomie ;

ü      Accompagner les responsables dans la gestion, l’organisation et la promotion  de leur service de garde.

 

Moyens privilégiés

 

ü      Élaborer et rendre disponibles différents outils et divers documents utiles à la responsable de services de garde (fiches d’inscription, d’assiduité, modèles de régie interne adaptée à la garde en milieu familial);

 

ü      Fournir un soutien aux responsables dans l’élaboration des dossiers requis;

 

ü      Soutenir les responsables dans la production des documents requis, tels que : entente de services, attestation des services de garde fournis, relevé 24, etc.);

 

ü      Élaboration d’une version explicative du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance dans son application concrète au quotidien.

  

Le soutien professionnel

 

Le soutien professionnel représente le principal rôle du bureau coordonnateur. Il favorise le professionnalisme des responsables de services de garde e milieu familial et assure aux parents que toutes les mesures sont prises pour offrir des services de garde de qualité à leurs enfants.

 

Objectifs

ü      Fournir un soutien à la mise en place d’activités éducatives pour les enfants;

ü      Soutenir la responsable dans la résolution de difficultés au niveau de ses interventions avec les enfants;

ü      Favoriser une bonne communication avec les parents en proposant différents outils à la responsable;

ü      Promouvoir la formation en mettant sur pied des ateliers de perfectionnement adaptés, afin de susciter chez les responsables de services de garde en milieu familial le désir de se perfectionner.

 

            Moyens à privilégier

ü      Proposer des visites de soutien pédagogique aux responsables;

ü      Informer les responsables de services de garde en milieu familial sur les cours de formation obligatoires;

ü      Offrir des cours de perfectionnement;

ü      Fournir  la documentation pertinente et/ou matériel susceptible de les aider dans leurs tâches;

ü      Être vigilant en ce qui concerne la qualité des services offerts par les responsables de services de garde en milieu familial;

ü      Intervenir, au besoin, lors d’un conflit entre parents et responsables de services de garde en milieu familial;

ü      Faciliter l’accès à des ressources humaines et matérielles, telles les CRSSS.

Technique: Maintenir à jour l’information sur la réglementation des services de garde éducatifs à l’enfance concernant la garde en milieu familial et informer les responsables de services de garde en milieu familial de toutes modifications au niveau des services et/ou règlements.

 

9. Procédure de traitement des plaintes :

 

 

Dans le but d’aider les utilisateurs des services de garde à mieux comprendre leurs responsabilités face à la qualité des services offerts à leurs enfants et d’encourager leur collaboration, le Bureau coordonnateur s’est doté d’une procédure de traitement des plaintes qu’il transmet au personnel et aux responsables de services de garde en milieu familial qu’il reconnaît, ainsi qu’aux membres utilisateurs.

Par l’établissement de règles et de balises, le Bureau coordonnateur veut favoriser un traitement adéquat, le plus objectif possible, de toutes les plaintes formulées. De même, il tente d’uniformiser les interventions dans le respect et l’intégrité des personnes touchées.

 

 

Principes directeurs du traitement des plaintes

 

 

Le Bureau coordonnateur recueille et traite toute plainte provenant de toute personne concernant un service de garde offert en milieu familial, un membre du personnel ou toute autre personne agissant en son nom.

 

 

Toute personne peut porter plainte au Bureau coordonnateur pour dénoncer un fait ou une situation prévalant dans le service de garde en milieu familial qui lui laisse croire qu’il y a manquement à une obligation imposée par la Loi ou le Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance ou si elle constate un fait ou une situation qui menace la santé, la sécurité ou le bien-être des enfants qui y sont reçus.

 

 

Toute personne peut porter plainte au Bureau coordonnateur lorsqu’elle a des raisons de croire qu’un membre du personnel ou une personne agissant pour le bureau coordonnateur manque à une obligation où à un devoir imposé par la Loi ou le règlement ou qu’elle n’agit pas équitablement.

 

 

Toute personne peut porter plainte au MFA lorsqu’elle a des raisons de croire que le Bureau coordonnateur manque à ses obligations ou à un devoir imposé par la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance.

 

 

Personne désignée pour recevoir les plaintes

 

 

Le Bureau coordonnateur assure la disponibilité d’un service de traitement des plaintes durant ses heures d’ouverture.  À cet effet, la directrice du Bureau coordonnateur et l’agente de conformité sont les personnes désignées pour recevoir les plaintes.  Si ces personnes ne sont pas disponibles, la personne qui reçoit la plainte doit l’acheminer directement au conseil d’administration du bureau coordonnateur (président).

 

 

Traitement des plaintes

 

Les personnes désignées (ou celles qui les remplacent) traitent toute plainte avec diligence et en assurent le suivi.  La personne qui reçoit la plainte permet au plaignant d’en exposer la nature, fournit les renseignements ou documents requis, si nécessaire (voir annexe 2), dirige la personne vers le bon interlocuteur, personne ou organisme s’il y a lieu, et s’assure du bien-fondé de la plainte auprès des personnes concernées.

 

 

Réception de la plainte

 

 

Un plaignant peut formuler sa plainte verbalement ou par écrit.  Il n’est pas tenu de s’identifier.  Toutefois, la personne qui reçoit la plainte, tout en l’assurant que ce renseignement demeurera confidentiel, l’invite à s’identifier, car il pourra s’avérer utile de communiquer avec lui pour clarifier certains renseignements au cours du traitement de la plainte.

 

 

Pour toute plainte reçue, la directrice du Bureau coordonnateur ouvre un dossier en utilisant le formulaire d’enregistrement et de suivi d’une plainte (voir annexe 2) pour recueillir les renseignements pertinents.  Si la directrice du BC est absente pour moins de 24 heures, la personne qui reçoit la plainte offre au plaignant de communiquer avec la directrice du Bureau coordonnateur à un autre moment dans la journée.

 

 

Cependant, s’il s’agit d’un cas d’urgence, la personne qui reçoit la plainte l’achemine sans délai à la personne la plus apte à la traiter (Agente de conformité qui la fait suivre à la présidente ou vice-présidente)

 

 

Examen et traitement de la plainte

 

 

Lorsqu’elle reçoit une plainte, la directrice du Bureau coordonnateur doit d’abord en déterminer la nature afin d’identifier la procédure à suivre pour son traitement.  Dans tous les cas, elle note ses constatations et ses conclusions au dossier à l’aide du formulaire d’enregistrement et de suivi (annexe 2).

 

 

Pour une plainte concernant un abus, un mauvais traitement, une agression ou un autre événement de même nature subi par un enfant.

 

 

La personne désignée invite le plaignant à signaler la situation au Centre jeunesse et lui propose de l’accompagner dans cette démarche.  En cas de refus du plaignant, la personne désignée procède au signalement auprès du Centre jeunesse conformément au processus de signalement décrit dans l’Entente multisectorielle relative aux enfants victimes d’abus sexuels, de mauvais traitements physiques ou d’une absence de soin menaçant leur santé physique. La directrice du Bureau coordonnateur collabore avec les représentants des organismes concernés quant au suivi de la plainte.

 

 

Si la plainte porte sur un fait ou une situation concernant un service de garde en milieu familial.

 

 

Si la plainte ne constitue pas un manquement à la Loi ou au Règlement, ni une situation qui menace la santé, la sécurité ou le bien-être des enfants reçus.

 

 

Par exemple, il peut s’agir d’une mésentente ou d’un conflit entre parents ou avec une responsable de services de garde en milieu familial.  Le plaignant est invité à régler l’objet de sa plainte avec la responsable concernée.  La directrice du Bureau coordonnateur peut offrir son soutien aux parties pour aider à résoudre le problème.

 

 

Si la plainte constitue un manquement à la Loi, au Règlement ou représente une situation qui menace la santé, la sécurité ou le bien-être des enfants reçus.

 

 

La ou les personne(s) désignée(s) à la procédure de traitement des plaintes   peuvent rendre une visite à l’improviste à la responsable à la suite d’une plainte.  Elles devront l’aviser de la nature de la plainte lors de la visite.  Ces visites et le suivi des plaintes feront l’objet d’un rapport.  Lorsque la plainte est retenue, la gravité des faits servira à  déterminer les mesures à prendre parmi les suivantes :

 

 

Ø      Identifier, avec la responsable de services de garde en milieu familial concernée, les moyens à prendre pour que la situation soit corrigée et qu’elle ne se reproduise plus à l’avenir ;

Ø      Afin de clarifier la situation, la directrice du Bureau coordonnateur peut, selon le cas, avoir un deuxième entretien avec le plaignant, procéder à une visite à l’improviste du service de garde en milieu familial ou avoir une entrevue avec la responsable de services de garde en milieu familial.

Ø      Porter le cas au conseil d’administration qui prendra la décision quant au suivi à apporter à la plainte et à la responsabilité d’enclencher la procédure de suspension ou de révocation de la reconnaissance.

 

Suivi de contrôle à la suite d’une plainte

 

 

Lorsque la plainte est fondée, le Bureau coordonnateur doit s’assurer que la situation qui l’a entraînée soit corrigée.  À cette fin, la directrice du Bureau coordonnateur et/ou l’agente de conformité procède, si nécessaire, à une ou plusieurs visites de contrôle au service de garde, dépendant de la nature de l’infraction constatée.

 

 

Si la situation n’est pas corrigée ou si elle se reproduit, la directrice du Bureau coordonnateur fait rapport au conseil d’administration qui décidera du suivi.  Si une procédure de suspension ou de révocation de la reconnaissance est entreprise,  elle devra rencontrer les exigences des articles 75, 76 et 77 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance.

 

Rapport du traitement des plaintes

 

 

La directrice du Bureau coordonnateur informe périodiquement le conseil d’administration des plaintes reçues au Bureau coordonnateur.  Elle en décrit la nature et indique leur traitement.

 

 

Conservation des dossiers

 

            Tous les dossiers de plaintes constituées par le Bureau coordonnateur ainsi que les documents démontrant le suivi apporté à ceux-ci sont confidentiels et conservés sous clef à la place d’affaire du Bureau coordonnateur,  seules les personnes désignées ont accès à ces documents.

 

                                                                                                                                 Annexe 1

 

FORMULAIRE D’INSCRIPTION POUR UNE DEMANDE DE RECONNAISSANCE

 

Nom:                                                                        

Conjoint :                                                       

Adresse:                                                                   

Type de résidence :                                        

Tél. :                                                                         Propriétaire      ¨                   locataire ¨

 

Quelle est votre dernière année d'études complétée ?

 

Primaire      (   )      Collégial        (   )             

Diplôme(s) obtenu(s)                                     

Secondaire  (   )      Universitaire  (                _____________________

Avez-vous suivi un cours de premiers soins :                              

 Date d’échéance :                 

 

 

Expériences de travail :

 

Avez-vous de l'expérience auprès des enfants? _____________

Si oui, résumez votre expérience :                                             _

                                                                                             __

 

Résumez vos expériences de travail autres que la garde d'enfants :                                           ___________________

                                                                                              _

 

Occupez-vous un emploi présentement :                                   _

     

Nom et date de naissance de vos enfants ( s'il y a lieu) :

 

Nom :                                                                                        

Date de naissance :                          

Nom :                                                                                        

Date de naissance :                          

                                                                                                                 

Motif de la demande d'une reconnaissance à notre BC :                                                             ___________________

                                                                                                           

 

Recevez-vous actuellement des enfants dans votre résidence ?        Oui (  )     Non  (  ) 

 

Si oui, combien ?                       moins de 18 mois?                     plus de 18 mois?                    

 

Horaire de garde proposé : _____jours/semaine  de : _________h    à    ________h.

Lundi ¨  Mardi ¨  Mercredi ¨ Jeudi ¨ Vendredi ¨ Samedi ¨  Dimanche ¨

 

            Nombre d’enfants désirés :                              

            Âge  de la clientèle désirée :                                        

 

*Pour plus d’informations sur les services de garde en milieu familial visitez le site du ministère de la famille : http://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/services-de-garde/rsg/Pages/index.aspx

 

 

RÉSERVÉ À L’ADMINISTRATION

Nom de la personne qui a reçu cette demande :                                                                                   

 

Date: ______________

 

 

 

 

 

 

 

Annexe 2

 

N° de dossier : ________________

 

FORMULAIRE DE RÉCEPTION

                                        PLAINTE                                    SIGNALEMENT        

Date de réception :      

Nom de la RSG ou du BC concerné :      

NOM DE L’AUTEUR         Anonyme  

Nom :      

Adresse :      

Ville :         Code postal :      

Téléphone : (résidence)           (travail)       

Parent            Tuteur              Autre       préciser :      

Nom de l’enfant :           Âge :                                                                                                          

Fréquente le service de garde           Depuis :        

A fréquenté le service de garde          Date du départ :      

Raison du départ :      

SITUATION DÉNONCÉE

Nom de la personne visée, si autre que la RSG :      

Témoin(s)  Non        Oui      Nom(s) et coordonnées :      

Description des faits :

 

ATTENTES DE L’AUTEUR

 

Démarche préalable auprès de la RSG    Oui        Non      

Si non, préciser la raison. Si oui, le résultat :      

Autorisation de divulgation de l’identité de l’auteur           Oui      Non  

Verbale           Écrite        Signature de l’auteur :      

Plainte verbale

   Formulaire lu à l’auteur et approbation verbale obtenue le :      

   Formulaire transmis à l’auteur pour approbation écrite

        Signature de l’auteur :         Date :      

Signature de la personne qui a rédigé la plainte :                                                            

Titre :                     Date :      

 

Plainte écrite 

Signature de l’auteur :   _________________________________________________   Date :