Loi 25
Bureau coordonnateur
Rayons de soleil
Politique relative
à la gouvernance des renseignements personnels
Adoptée par le conseil d’administration
29 novembre 2023
PRÉAMBULE
ATTENDU QUE le BC est une entreprise privée qui est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1) ;
ATTENDU QUE dans le cadre de la prestation des services de garde, le BC doit procéder à la collecte, l’utilisation, la conservation et la destruction de renseignements personnels qui concernent les enfants, les parents, les membres du personnel, les candidates à l’emploi, les membres de la corporation ainsi que ses administrateurs ;
ATTENDU QUE le BC recueille des renseignements personnels en application de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LRRQ, chapitre S-4.1.1), de ses règlements et des exigences du Ministère de la Famille et ce, dans le cadre des services de garde éducatifs à l’enfance ;
ATTENDU QUE le BC recueille des renseignements personnels, entre autres, en application de la Partie III de la Loi sur les compagnies (LRRQ, chapitre C-38) et de la Loi sur la publicité légale des entreprises (LRRQ, chapitre P-44.) et de ses règlements, dans le cadre de l’exploitation de son entreprise ;
ATTENDU QUE de nouvelles dispositions législatives imposent au BC l’obligation d’adopter et de mettre en application des pratiques encadrant sa gouvernance des renseignements personnels afin d’assurer la protection de ceux-ci ;
ATTENDU QUE le non-respect de la loi peut engager la responsabilité des administrateurs et du personnel d’encadrement du BC par l’accomplissement d’un acte fautif ou par omission ;
Le conseil d’administration du BC adopte la présente politique afin d’encadrer la protection des renseignements personnels.
- Objectifs de la présente politique
Le conseil d’administration du BC a la volonté et l’obligation légale de se doter de pratiques sécuritaires afin d’assurer la confidentialité des informations personnelles que la corporation obtient, détient et utilise dans le cadre de la prestation des services de garde. Ces pratiques incluent aussi la destruction des informations personnelles.
Par l’adoption de la présente politique, le conseil d’administration s’engage ainsi à protéger l’ensemble des renseignements personnels que lui ou son personnel utilise concernant les enfants, les parents, les membres du personnel, les candidates à l’emploi, les membres de la corporation ainsi que ses administrateurs. La présente politique encadre aussi les demandes d’accès aux renseignements personnels ainsi que la rectification de ceux-ci.
- La personne responsable
La directrice générale est désignée expressément par le conseil d’administration comme la personne responsable de l’accès aux informations personnelles et à la protection des renseignements personnels.
En ce sens, la directrice générale a pour fonction de veiller à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1) et d’appliquer la présente politique.
Elle a également comme responsabilité de répondre aux demandes d’accès à l’information et de traiter ces demandes en conformité avec la Loi et la présente politique. Les coordonnées de la directrice générale sont les suivantes :
DIRECTRICE GÉNÉRALE : Nathalie Breton
COURRIEL : [email protected]
TÉLÉPHONE : 418 981-0101 #223
Si la directrice générale n’est pas disponible pour une période prolongée de plus de 30 jours et ne peut répondre à une demande d’accès à l’information, la présidente du conseil d’administration est désignée pour répondre et traiter la demande en son absence.
- Demande d’informations sur les pratiques du BC en matière de protection des renseignements personnels
Les coordonnées de la directrice générale et son rôle en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels sont affichés sur le site Internet du BC. La directrice générale a aussi l’obligation de rendre et maintenir accessible cette information par d’autres moyens qu’elle juge appropriés.
La directrice générale prête assistance à toute personne qui demande des informations concernant les pratiques et procédures encadrant la collecte et la protection des renseignements personnels incluant la durée de la détention de cette information.
Une liste sommaire de la durée de détention des informations personnelles se retrouve en annexe 3.
- Nature des renseignements personnels collectés, détenus et utilisés
Le BC, à titre de prestataire de services de garde éducatifs, titulaire d’un agrément, délivré par le Ministère de la Famille, doit recueillir plusieurs renseignements personnels. Ces renseignements personnels sont consignés par écrit sur des formulaires ou des ententes, et ce, par le biais de divers moyens technologiques.
Ces renseignements sont conservés à l’établissement principal de l’entreprise.
D’une manière non limitative, le BC doit recueillir des renseignements personnels afin de :
- Constituer un dossier pour chaque enfant accueilli par une RSGE;
- Conserver les ententes de services de chaque enfant accueilli par une RSGE;
- Conserver les fiches d’assiduité de chaque enfant accueilli par une RSGE
- Être en mesure de déterminer les jours de fréquentation (attestation de services de garde) ;
- Déterminer l’admissibilité à la contribution réduite ou l’exemption (dossier du parent) ;
- Constituer un dossier pour chaque RSGE ;
- Constituer un dossier concernant les besoins particuliers des enfants, le cas échéant ;
- Constituer les dossiers des employées ;
- Compléter les vérifications d’absence d’empêchements ;
- Tenir un registre des membres de la personne morale et des administrateurs ;
- Autres fins nécessaires à la prestation des services de garde éducatifs à l’enfance.
Une liste sommaire des informations personnelles détenues se retrouve en annexe 2.
- Consentement à la collecte et à l’utilisation des renseignements
Les parents utilisateurs, les RSGE, les membres du personnel, les candidats à l’emploi ainsi que les membres de la corporation et ses administrateurs ou toute autre personne qui fournit des renseignements personnels au BC doivent être informés et consentir par écrit à toute collecte de renseignements personnels les concernant, et ce, avant que ces données ne soient collectées et utilisées.
Le BC doit obtenir l’autorisation écrite de la personne concernée avant ou au moment de collecter des renseignements personnels sur celle-ci ou sur son enfant et avant de communiquer quelques renseignements personnels que ce soit à un tiers.
Le formulaire d’autorisation se retrouve en annexe 1.
- Règles de conservation des renseignements personnels (stockage et sécurité)
La directrice générale s’engage à limiter l’accès et l’utilisation des renseignements personnels que le BC détient aux seules personnes détenant les fonctions appropriées au sein de l’entreprise, et ce, seulement lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
La directrice générale prend des mesures de sécurité propres à assurer la sécurité des renseignements compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements, de leur finalité, de leur quantité et du support utilisé.
La directrice générale est responsable de la mise en place des mots de passe, de l’octroi des accès, et des diverses mesures informatiques, dont le système de sauvegarde « back-up » sécurisé.
La directrice générale s’assure que le BC ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LRRQ, chapitre S-4.1.1) de ses règlements ou par le ministère de la Famille ou en application de la Partie III de la Loi sur les compagnies (LRRQ, chapitre C-38) et de la Loi sur la publicité légale des entreprises (LRRQ, chapitre P-44.) et de ses règlements.
- Règles de transmission à des tiers
Le BC ne peut transmettre à des tiers des renseignements personnels sauf lorsque ceux-ci doivent être transmis en application de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance ou d’une autre loi ou d’une ordonnance d’un tribunal.
La directrice générale s’assure que les renseignements personnels collectés ou les informations qui ont été portées à leur connaissance dans le cadre des activités de l’entreprise ne sont pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou obtenus, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la Loi ne l’exige.
La transmission d’informations personnelles à des tiers pour des fins commerciales ou philanthropiques est interdite. En cas de réorganisation de la structure juridique du BC (regroupement ou cession), les renseignements personnels font partie des actifs et peuvent être partagées sans consentement.
Le BC peut communiquer des informations personnelles à un prestataire de service externe ou une personne qui se voit confier un mandat, et ce, sans obtenir de consentement, mais uniquement dans la mesure où cette entreprise est nécessaire à l’exécution des tâches du BC et qu’un contrat écrit existe entre les parties. Ce contrat doit prévoir que ce sous-traitant a prévu des mesures pour garantir la confidentialité des renseignements personnels, que l’utilisation des données ne vise que l’exécution du contrat, que les données seront détruites après la fin du contrat et qu’advenant un incident, la directrice générale pourra procéder aux vérifications requises.
- Règles de destruction des renseignements personnels
Les renseignements personnels ne sont conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées et conformément aux délais prescrits par la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LRRQ, chapitre S-4.1.1) et ses règlements.
Il en est ainsi de toutes autres obligations législatives, dont celles à caractère fiscal et des renseignements personnels, des candidats rejetés dans le cadre des processus d’embauche.
À l’expiration de ces délais, la directrice générale doit détruire les renseignements personnels contenus dans les dossiers, et ce, de manière sécuritaire.
- Les rôles et responsabilités des membres du personnel et des administrateurs
Les membres du personnel et les administrateurs de la personne morale peuvent avoir accès à des renseignements personnels sensibles dans le cadre de la gestion du BC, des relations du travail et de la prestation des services de garde.
Les membres du personnel et les administrateurs de la personne morale sont tenus à la discrétion sur ce dont ils ont connaissance à l’occasion de l’exercice de leurs fonctions et doivent respecter le caractère strictement confidentiel des renseignements personnels auxquels ils ont accès.
Chacun des membres du personnel, de la direction, des administrateurs, stagiaires et bénévoles s’engage personnellement à respecter la présente politique ainsi que les procédures qui y sont énoncées et à respecter le caractère hautement confidentiel des données auxquelles ils ont accès. Cette obligation perdure en tout temps, même après l’expiration du mandat ou la fin de l’emploi.
- Incident de confidentialité
En cas d’accès, d’utilisation ou de communication non autorisés par la Loi ou par la personne concernée à un renseignement personnel ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement que le BC sur une ou des personne(s), la directrice générale doit :
- Aviser la Commission d’accès à l’information (CAI) si nous sommes en présence d’un risque de préjudice sérieux;
- Aviser la personne visée par écrit;
- Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent;
- Aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque (obligation de conserver une preuve)
- Tenir un registre des incidents de confidentialité (annexe 4);
- Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels qui sont collectés, détenus et utilisés doivent être exacts, complets et à jour. Toute personne peut faire une demande d’accès et de rectification des renseignements personnels la concernant, conformément à la Loi.
- Accès aux renseignements personnels
Pour toute demande d’information ou de mise à jour concernant vos renseignements personnels ou une demande d’information sur la présente politique, veuillez communiquer avec la directrice générale. Celle-ci procédera à l’évaluation de la demande.
La directrice générale doit, dans un délai de trente (30) jours et à la demande écrite de la personne concernée, confirmer ou infirmer l’existence d’un renseignement personnel la concernant et lui donner communication de ce renseignement en lui permettant d’en obtenir une copie, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1).
- Processus de traitement des plaintes
Conformément aux articles 42 à 44 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1), la personne qui est insatisfaite du traitement de sa demande d’accès à l’information ou de rectification peut demander la révision de cette décision auprès de la Commission d’accès à l’information, dans les 30 jours du refus de la demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
La demande doit être formulée par écrit et exposer brièvement les raisons de celle-ci en plus de payer les frais exigibles. Un formulaire de demande de révision est disponible sur le site internet de la Commission d’accès à l’information à l’adresse suivante :
https://www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_FO_demande_revision_et_dexamen_mesentente.pdf
Pour toute autre insatisfaction quant à la collecte, l’utilisation ou la destruction des renseignements personnels détenus par le BC, une plainte peut être formulée conformément à la politique de traitement de plaintes en vigueur au BC.
ANNEXE 1 :
Parent qui fréquente un milieu familial reconnu par le BC Rayons de soleil
formulaire de consentement à la collecte,
à l’utilisation et à la conservation de renseignements personnels
ATTENDU QUE le BC est une entreprise privée qui est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1);
ATTENDU QUE dans le cadre de la prestation de services de garde, le BC Rayons de soleil doit procéder à la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels qui vous concernent et qui concernent votre enfant.
ATTENDU QUE le BC recueille des renseignements personnels vous concernant et concernant votre enfant, en application de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LRRQ, chapitre S-4.1.1) de ses règlements et des exigences du ministère de la Famille, principalement, afin de :
- constituer un dossier concernant votre enfant;
- avoir copie d’une entente de services
- avoir une copie des fiches d’assiduité de votre enfant (présence et absences)
- avoir copie des jours de fréquentation (attestation de services de garde)
- déterminer votre admissibilité à la contribution réduite ou à votre exemption (dossier du parent)
- constituer un dossier concernant les besoins particuliers de votre enfant, le cas échéant.
- autres fins nécessaires à la prestation des services de garde éducatifs à l’enfance;
ATTENDU QUE le BC recueillera ces renseignements par écrit, par le moyen de formulaires, et/ou d’ententes;
ATTENDU QUE les nouvelles dispositions législatives imposent au BC l’obligation d’obtenir votre consentement écrit afin de recueillir, d’utiliser et de conserver les renseignements personnels qui vous concernent et qui concernent votre enfant;
Vu ce qui précède, le BC s'engage à ce que des mesures de sécurité assurent la confidentialité de ces renseignements, notamment, par la nomination d’une personne responsable des renseignements personnels et par des mesures de conservation strictes.
Le BC ne communiquera pas vos renseignements à qui que ce soit, sauf si cela est nécessaire pour qu’un tiers puisse lui fournir des services (par ex. maintenance ou support informatiques, destruction sécuritaire de données, etc.)
Je comprends cependant que si cela est nécessaire en application de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LRRQ, chapitre S-4.1.1) de ses règlements et des exigences du ministère de la Famille il est possible que certains renseignements soient transmis au ministère de la Famille du Québec ou lorsque la Loi ou une autorité compétente l’exige.
Le BC s’engage à détruire de façon sécuritaire les renseignements personnels recueillis, selon les délais prévus par la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LRRQ, chapitre S-4.1.1) et ses règlements ou à vous remettre les dossiers constitués
En tout temps, vous pouvez :
- faire une demande d’accès à l’information ou demander la rectification des informations contenues dans les dossiers vous concernant ou concernant votre enfant, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1);
- retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis par le BC en adressant une communication écrite à cet effet.
- faire une demande pour savoir qui sont les personnes qui ont accès à ses renseignements personnels au sein de l’entreprise, de la durée de conservation de ces renseignements.
- demander les coordonnées du responsable de l’information;
Consentement :
En sollicitant des services de garde éducatifs en milieu familial, à une responsable reconnue par notre bureau coordonnateur, vous confirmez consentir aux éléments mentionnés précédemment.
Pour toute question, n’hésitez à écrire à notre personne responsable de la protection des renseignements personnel de notre bureau coordonnateur, Madame Nathalie Breton, à son adresse courriel : [email protected]
Nous vous invitons également à prendre connaissance de la politique relative aux renseignement personnels à la quelle nous adhérons et qui se trouve à l’adresse : https://gw.micro-acces.com/bcrayonsdesoleil/publique/Accueil.aspx
ANNEXE 1 :
Responsable d’un service de garde éducatif en milieu familial reconnu par le BC Rayons de soleil
formulaire de consentement à la collecte,
à l’utilisation et à la conservation de renseignements personnels
ATTENDU QUE le BC est une entreprise privée qui est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1);
ATTENDU QUE dans le cadre de la prestation de services de garde, le BC Rayons de soleil doit procéder à la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels qui vous concernent et qui concernent votre enfant.
ATTENDU QUE le BC recueille des renseignements personnels vous concernant et concernant votre enfant, en application de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LRRQ, chapitre S-4.1.1) de ses règlements et des exigences du ministère de la Famille, principalement, afin de :
- constituer un dossier concernant la RSGE;
- avoir copie d’un spécimen de chèque ;
- avoir le numéro d’assurance sociale ;
- avoir une copie des fiches d’assiduité des enfants fréquentant son milieu (présence et absences), ainsi que l’entente de service et les documents entourant le PCR ;
- Transmettre les données au syndicat
- autres fins nécessaires à la prestation des services de garde éducatifs à l’enfance.
ATTENDU QUE le BC recueillera ces renseignements par écrit, par le moyen de formulaires, et/ou d’ententes;
ATTENDU QUE les nouvelles dispositions législatives imposent au BC l’obligation d’obtenir votre consentement écrit afin de recueillir, d’utiliser et de conserver les renseignements personnels qui vous concernent et qui concernent les enfants qui fréquentent votre milieu éducatif;
Vu ce qui précède, le BC s'engage à ce que des mesures de sécurité assurent la confidentialité de ces renseignements, notamment, par la nomination d’une personne responsable des renseignements personnels et par des mesures de conservation strictes.
Le BC ne communiquera pas vos renseignements à qui que ce soit, sauf si cela est nécessaire pour qu’un tiers puisse lui fournir des services (par ex. maintenance ou support informatiques, destruction sécuritaire de données, etc.)
Je comprends cependant que si cela est nécessaire en application de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LRRQ, chapitre S-4.1.1) de ses règlements et des exigences du ministère de la Famille il est possible que certains renseignements soient transmis au ministère de la Famille du Québec ou lorsque la Loi ou une autorité compétente l’exige.
Le BC s’engage à détruire de façon sécuritaire les renseignements personnels recueillis, selon les délais prévus par la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LRRQ, chapitre S-4.1.1) et ses règlements ou à vous remettre les dossiers constitués
En tout temps, vous pouvez :
- faire une demande d’accès à l’information ou demander la rectification des informations contenues dans les dossiers vous concernant ou concernant votre enfant, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, chapitre P-39.1);
- retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis par le BC en adressant une communication écrite à cet effet.
- faire une demande pour savoir qui sont les personnes qui ont accès à ses renseignements personnels au sein de l’entreprise, de la durée de conservation de ces renseignements.
- demander les coordonnées du responsable de l’information;
Consentement :
En sollicitant des services de garde éducatifs en milieu familial, à une responsable reconnue par notre bureau coordonnateur, vous confirmez consentir aux éléments mentionnés précédemment.
Pour toute question, n’hésitez à écrire à notre personne responsable de la protection des renseignements personnel de notre bureau coordonnateur, Madame Nathalie Breton, à son adresse courriel : [email protected]
Nous vous invitons également à prendre connaissance de la politique relative aux renseignement personnels à laquelle nous adhérons et qui se trouve à l’adresse :
https://gw.micro-acces.com/bcrayonsdesoleil/publique/Accueil.aspx
ANNEXE 2
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Renseignements relatifs aux enfants
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Dossier enfant
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Nom & prénom de l’enfant
Date de naissance
Nom & prénom du/ des parent(s)
Date de début de la prestation
Soutien particulier (le cas échéant)
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LSGÉE, article 57.1
RSGÉE, article 123.0.1
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Entente de services
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Nom & prénom de l’enfant
Date de naissance
Nom & prénom du/ des parent(s)
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RCR, article 9
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Fiche d’assiduité
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Nom & prénom de l’enfant
Nom & prénom du/ des parent(s)
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LSGÉE, article 58
RSGÉE, article 123
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Attestation de services de garde
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Nom & prénom de l’enfant
Date de naissance
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RCR, article 20
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Traitement des plaintes ou signalement DPJ
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Nom & prénom du plaignant
Adresse
No de téléphone
Nom & prénom de l’enfant
Date de naissance (si enfant)
Langue
Sexe de l'enfant
Info sur l'agresseur, si signalement
Adresse de courriel
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Politique de traitement des plaintes
Entente multi
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Renseignements relatifs aux parents utilisateurs
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Demande d’admissibilité à la contribution réduite
(Dossier du parent)
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Nom & prénom du/ des parent(s)
Adresse
No de téléphone
Nom & prénom de l’enfant
Certificat de naissance (ou autre) du parent
Certificat de naissance enfant
No assurance sociale
Date de naissance
Preuve exemption (aide sociale)
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RCR, article 14
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Dossiers des enfants à besoins particuliers
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Nom & prénom de l’enfant
Nom & prénom du/ des parent(s)
Adresse
Node téléphone
Date de naissance
Sexe
Historique médical et psychosocial
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Règles budgétaires et autres instructions du Ministère de la Famille
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Renseignements relatifs à la vérification d’absence d’empêchements (VAE)
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Pour les administrateurs, les membres du personnel, ainsi que les RSG et les membres de leur famille
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Nom & prénom
Adresse actuelle
Adresses précédentes
No de téléphone
Date de naissance
Sexe
Adresse courriel
No de pièces d’identité
Antécédents judiciaires (le cas échéant)
Motif de l'empêchement (le cas échéant)
Décision du comité d'éthique (le cas échéant)
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LSGÉE, articles 26 et 27
RSGÉE, articles 1 à 6.5, 10, 7o , 25 et 48.
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Renseignements relatifs aux administrateurs de la personne morale
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Liste pour le ministère
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Nom & prénom
Adresse
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RSGÉE, article 10, 6o
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Publicité légale
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Nom et prénom des administrateurs
Copie pièce id à transmettre au REQ
Date de naissance des administrateurs
Adresse des administrateurs
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Loi sur la publicité légale des entreprises, articles 33 et 68.1
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Registre ou
liste des membres de la personne morale
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Nom & prénom (minimalement)
Adresse
No téléphone
Adresse courriel
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Loi sur les compagnies, article 104
Règlements généraux
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Renseignements relatifs aux RSG
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Dossiers des RSG détenus par les BC
Registre des RSG reconnues dans son territoire et liste des personnes qu’il a refusé de reconnaitre
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Nom &prénom de la RSGE
Numéro d’assurance sociale
Adresse
No de téléphone
Adresse courriel
Dossier VAE (voir section VAE)
Plaintes (le cas échéant)
Rapports
Attestations
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LSGÉE, article 59
RSGÉE, article 48
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Renseignements relatifs à la gestion du personnel
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Dossiers du personnel de garde
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Curriculum vitae
Formulaires de demande d'emploi
Formulaire d'embauche
Rapports du comité de sélection
Contrats d'engagement
Autorisations de déductions
Rapports de probation
Rapports d'évaluation
Diplômes
Attestations d'études ou d'expérience
Rapports sur l'état de santé de la salariée
Dossier CNESST (le cas échéant)
Demandes de congé avec ou sans salaire
Avis de mesure disciplinaire
Avis de mesure administrative
Lettre de démission, congédiement
Rapports d'absence d'empêchement
Demande de transfert, avis de nomination
Formulaires de disponibilité
Attestation de premiers soins
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Obligations fiscales/gouv
Convention collective
Régime d’assurance
Régime de retraite
Qualification :
RSGÉE, articles 10, 11o, 22 et 25
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ANNEXE 3
Délais de conservation des dossiers
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Renseignements
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Délai de conservation
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Disposition règlementaire
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Preuves de qualification du personnel de garde
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pendant les 3 années qui suivent la date de fin d’emploi
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RSGÉE, article 26
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Dossier des RSGE reconnues
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pendant les 6 années qui suivent la cessation des activités de la responsable
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RSGÉE, article 48.1
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Fiche d’administration des médicaments, protocoles d’administration et les autorisations
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pendant les 3 années qui suivent la cessation de la prestation des services
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RSGÉE, article 121.3
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Fiche d’assiduité
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pendant les 6 années qui suivent la cessation de la prestation des services
|
RSGÉE, article 123
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Preuve de transmission du portrait périodique
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pendant l’année qui suit la fin de la prestation des services
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RSGÉE, article 123.0.4.
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Dossier éducatif
(copie)
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pendant l’année qui suit la fin de la prestation des services
|
RSGÉE, article 123.0.6.
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Dossier d’admissibilité du parent à la contribution réduite
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pendant les 6 années qui suivent la cessation de la prestation des services
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RCR, article 22.
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Pièces justifiant l’octroi d’une subvention
(ex : besoins particuliers)
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pendant six ans, les pièces qui justifient l’octroi d’une subvention et son affectation
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LSGÉE, article 99
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Dossiers des employés
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pendant six ans après la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent
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Lois fiscales
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Dossier des candidats à l’emploi
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Au plus tard à l’octroi de la permanence du candidat retenu
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Loi renseignements personnels, article 23
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ANNEXE 4
Registre des incidents de confidentialité
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Date de l’incident
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Date de la détection par l’organisme
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Circonstances de l’incident
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Nombre de personnes visées
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Personne(s) visée(s)
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Qualité de la personne visée
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Types de renseignements personnels visés par l’incident
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Gravité du risque de préjudice
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Mesures prises en réaction à l’incident
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Avis transmis à la personne visée
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Date de l’avis
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Employé(e)
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Parent utilisateur
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Enfant
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Membre de l’OBNL
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RSGE
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