Procédure de reconnaissance
1. La prise d’information
Une personne qui désire être reconnue à titre de responsable d’un service de garde en milieu familial peut recevoir de l’information par téléphone ou en se présentant au bureau coordonnateur (BC) durant les heures d’ouverture. Le BC prend alors en note les coordonnées de la personne intéressée et l’inscrit sur la liste d’attente de la municipalité où la requérante désire offrir le service de garde.
2. La demande de reconnaissance
La personne qui souhaite être reconnue doit soumettre une demande écrite accompagnée de tous les documents et renseignements exigés par le Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance.
La requérante peut faire parvenir sa demande de reconnaissance au BC par courrier, courriel, télécopie, la déposer au bureau coordonnateur durant les heures d’ouverture ou laisser les documents dans la boîte à courrier à l’extérieur des bureaux.
3. La démarche de reconnaissance
Quand des places sont disponibles (selon les places accordées par le Ministère) au BC, celui-ci peut procéder à des reconnaissances selon les priorités qu’il aura préalablement déterminées et selon les besoins des parents (ex. : municipalité, garde à temps plein, à temps partiel, etc.). Le BC remet alors à la requérante les documents suivants :
o Le dépliant «Se faire reconnaître à titre de personne responsable d’un service de garde en milieu familial;
o La procédure de reconnaissance;
o La « Demande de reconnaissance » et les formulaires s’y rattachant;
o Des explications sur les mesures préventives et les procédures d’évacuation en services de garde.
Le BC invite la requérante à prendre connaissance de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance et une copie du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance et sur La contribution réduite est prêtée à la requérante.
Demande incomplète
Si la demande de reconnaissance est incomplète, le BC informe la requérante, par écrit, des renseignements ou des documents manquants pour compléter son dossier et l’avise qu’elle ne pourra poursuivre la procédure en vue de la reconnaissance tant et aussi longtemps que les renseignements requis ne seront pas fournis.
La requérante bénéficie d’un délai de trois (3) mois à la suite de la réception de l’avis envoyé par le BC pour compléter sa demande. Après ce délai, la directrice fait rapport au conseil d’administration des demandes incomplètes et fait parvenir à la requérante un avis de refus de reconnaissance accompagné des documents originaux déjà fournis.
Demande complète
Si la demande de reconnaissance est complète, la personne désignée fixe un rendez-vous avec la requérante afin de procéder aux entrevues et à la visite du milieu physique, prévues par la réglementation.
Aucune place subventionnée n’est disponible
Si aucune place subventionnée n’est disponible à l’agrément du BC, celui-ci informe la personne qui désire être reconnue qu’il peut procéder à sa reconnaissance mais qu’il ne pourra pas lui remettre de places subventionnées. Il conserve la demande de places afin de communiquer avec elle lorsque des places se libéreront selon les besoins déterminés par le BC.
La prise de références
La personne désignée par le BC procède à la prise de références auprès des deux personnes identifiées par la requérante dans sa demande de reconnaissance. Si la requérante a indiqué qu’elle désire être assistée d’une autre personne, la personne désignée procède également à la prise de références concernant l’assistante auprès des deux personnes identifiées dans la demande.
Les entrevues
Conformément à l’article 53 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance, le BC ne peut reconnaître une personne à titre de personne responsable sans, au préalable, avoir eu une entrevue avec :
o la requérante;
o la personne adulte qui l’assiste (s’il y a lieu);
o les personnes âgées de plus de 14 ans qui habitent dans la résidence privée où la requérante entend fournir le service de garde.
Dans le cadre de la démarche de reconnaissance, les personnes désignées procèdent à une entrevue avec chacune des personnes énumérées ci-haut. Les entrevues peuvent avoir lieu au domicile de la requérante ou au BC, selon ce qui convient le mieux.
La visite de la résidence
Conformément à l’article 53 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance, le BC doit visiter la résidence privée où la requérante entend fournir le service de garde en milieu familial. Lorsqu’il est possible de le faire, l’entrevue de la requérante se fait à la résidence où aura lieu le service de garde et les vérifications requises sont faites en même temps. Sinon, elle peut être faite dans un temps choisi par les deux parties.
La personne désignée par le BC utilise le document « visite d’une résidence privée » lequel lui permettra de déterminer si les conditions en matière d’hygiène, de salubrité, de sécurité ainsi que les conditions en matière d’aménagement, de chauffage, d’éclairage, d’équipement et d’ameublement prévues dans le règlement, sont respectés.
Lors de cette première visite, s’il y a des éléments constatés non conformes au règlement, la requérante est informée verbalement des modifications à apporter afin qu’elle puisse décider de continuer ou non le processus de reconnaissance.
Le rapport des entrevues et de la visite du milieu
physique
La personne désignée par le BC rédige un rapport de chacune de ces entrevues. Ces rapports seront soumis au conseil d’administration du BC. Ainsi, la personne désignée y indique les éléments qui permettront au conseil d’administration de porter un jugement global sur les aptitudes et les capacités de la personne à assumer les responsabilités qui incombent à une responsable d’un service de garde en milieu familial.
La personne désignée s’assure que tous les documents requis obligatoirement ont bien été complétés et reçus par le BC.De même, la personne désignée rédige un rapport de la visite du milieu physique et le soumet au conseil d’administration.
4. La décision du conseil d’administration
La directrice présente au conseil d’administration le dossier de la requérante. Elle peut formuler au conseil d’administration une recommandation quant à la reconnaissance de la requérante. Le conseil d’administration adopte une résolution en vue de reconnaître ou de refuser de reconnaître la personne qui en fait la demande et fait connaître sa décision dans un délai raisonnable.
Si le conseil d’administration refuse de reconnaître la requérante, il adopte une résolution en vue de refuser la personne qui fait la demande et le président (ou présidente) lui transmet la décision par écrit.
Si le conseil d’administration accepte de reconnaître la requérante, le président (ou la présidente) lui transmet un avis de reconnaissance, accompagné d’un document qui décrit les moyens que le BC entend prendre pour s’acquitter de ses obligations prévues à l’article 42 de la Loi. Une copie de son agrément, les coordonnés de l’établissement et les heures d’ouverture du Bureau coordonnateur Rayons de Soleil lui sont également transmis, ainsi que la liste des modifications du milieu physique à effectuer, avant l’ouverture du service de garde.
5. Le soutien à la responsable de service de garde nouvellement reconnue
À la suite de la reconnaissance, la personne désignée fixe un rendez-vous avec la responsable afin de lui remettre les documents nécessaires à la gestion de son service de garde pouvant faciliter son travail, par exemple, les politiques et procédures, les formulaires requis, etc.