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14/01/2019 - Offre d'emploi - Secrétaire-comptable

DESCRIPTION DE RESPONSABILITÉS

SECRÉTAIRE-COMPTABLE

Supérieur immédiat :           Directrice adjointe du bureau coordonnateur

Horaire du poste :                Poste temps partiel (30 heures / semaine)

 

DESCRIPTION GÉNÉRALE DES FONCTIONS

Sous l’autorité de la directrice adjointe du bureau coordonnateur, la secrétaire-comptable soutient l’équipe administrative en accomplissant des tâches liées à la comptabilité ainsi qu’au système de paie et de rétribution. Elle peut aussi exécuter diverses tâches de secrétariat. Son travail s’effectue conformément aux politiques et objectifs déterminés par le conseil d’administration et à la Loi sur les services de garde éducatifs à la petite enfance et sa règlementation.  

 

RESPONSABILITÉS MAJEURES

  1. Effectuer des tâches liées au système de paie et de rétribution des RSG en fonction des subventions versées.
  • Saisir les fiches et les annexes, valider l’information auprès des RSG et effectuer les corrections au besoin.
  • Traiter les annexes 2, fermer le versement et compiler les fichiers d’instruction.
  • Effectuer les saisies de salaire.
  • Préparer et acheminer les bordereaux de paiements des RSG.
  • Vérifier les absences de prestation de service de garde (APSS) de toutes les RSG à la fin de l’année financière.
  • Vérifier les dossiers des RSG et vider les banques de celles qui quittent.
  • Payer le syndicat des RSG et transmettre les fichiers à jour au syndicat afin de balancer les cotisations syndicales.

 

  1. Effectuer la facturation des parents et des responsables en service de garde.
  • Préparer la facturation des parents pour les deux installations.
  • Balancer l’âge des comptes.
  • Préparer et acheminer les états de compte aux parents.
  • Procéder aux encaissements des trois composantes.
  • Effectuer les prélèvements préautorisés des parents selon la fréquence prévue.
  • Saisir les absences des enfants dans Amisgest.
  • Préparer les feuilles d’assiduité des enfants en installations.
  • Préparer et balancer les données afin de produire les relevés fiscaux pour les parents.
  • Préparer les dépôts et les déposer à la caisse.
  • Préparer l’ensemble des relevés fiscaux des RSG.
  • Gérer les dossiers des parents et des RSG dans le cas de mauvaise créance auprès de l’Agence de recouvrement.
  • Assurer un soutien téléphonique aux parents et RSG en lien avec la facturation.

 

 

RESPONSABILITÉS MOYENNES

  1. Offrir un support administratif et comptable à l’équipe administrative.
  • Remplacer la secrétaire-réceptionniste à la réception des appels et des visiteurs.
  • Supporter l’équipe lors du renouvellement des contrats des installations.
  • Fermer les dossiers des enfants des trois composantes et s’assurer d’avoir les attestations nécessaires.
  • Créer et mettre à jour les dossiers des RSG dans Le Gestionnaire et dans le registre du Ministère.
  • Transférer les données aux ICSGE à toutes les fins de mois.
  • Classer, photocopier et assembler des documents.
  • Effectuer le classement de fin d’année pour préparer les classeurs.
  • Rédiger des lettres, notes ou autres documents, effectuer la saisie et la mise en page des textes en support à l’équipe.
  • Effectuer les vérifications d’absence d’empêchement pour le BC.
  • Changer la cassette de sauvegarde.

 

RESPONSABILITÉS LÉGÈRES

  1. Voir au fonctionnement efficace des systèmes informatiques.
  • Effectuer les mises à jour du logiciel Le Gestionnaire.
  • Effectuer les copies de sauvegarde journalière du système Le Gestionnaire. 
  • Soutenir les collègues dans l'utilisation des systèmes.

  

  1. Participer au développement de ses compétences et de celles de l’ensemble du personnel.
  • Assurer le transfert de ses connaissances à l'ensemble de l'équipe.
  • Répondre à toutes interrogations et demandes du personnel de l'entreprise sur des sujets divers.

 

 

PROFIL DE COMPÉTENCES

SECRÉTAIRE-COMPTABLE

 

QUALIFICATIONS EXIGÉES

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en comptabilité.
  • 3 ans d’expérience pertinente en secrétariat et comptabilité.

  

COMPÉTENCES TECHNIQUES ET FONCTIONNELLES 

Connaissances techniques :

  • Connaissance de base en comptabilité.

 

Informatique :  

  • Bonne maîtrise de la suite Office, principalement Word et Excel.
  • Connaissance du logiciel Le Gestionnaire et Amisgest (un atout).

 

Langues :

  • Excellente maîtrise de la langue française (parlée et écrite).

 

COMPÉTENCES RELATIONNELLES ET COMPORTEMENTALES ESSENTIELLES

 

Planification et organisation du travail :

  • Capacité à planifier son horaire au quotidien de façon à demeurer orienté vers les tâches attribuées au poste. 
  • S’adapter aux échéances en distinguant les priorités et les urgences afin de répondre aux différentes demandes dans les délais prescrits.

 

Jugement et autonomie :

  • Analyser et gérer les demandes et faire preuve de polyvalence.
  • Faire preuve de débrouillardise et d’initiative.
  • Exige de travailler selon des directives, mais d’exercer une certaine part de jugement. Le travail effectué est régulièrement inspecté.
  • Discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent être diffusées.
  • Faire preuve d’impartialité, d’objectivité et de discernement.

 

Rigueur et minutie :

  • Attention portée à l’exactitude des informations collectées et traitées.

 

Aptitude en communication interpersonnelle et organisationnelle :

  • Être habile à donner, recevoir, discuter, échanger ou obtenir des renseignements, des explications et des directives en personne, par téléphone ou par courriel, tout en étant attentif et courtois.
  • Être sociable, loquace et accommodant.
  • Détenir un sens de l’écoute et de la diplomatie.

  

CONDITIONS DE TRAVAIL

SECRÉTAIRE-COMPTABLE

ENVIRONNEMENT

  • Le travail est encadré par des normes, règlements et politiques.
  • Le travail est principalement effectué à l’intérieur, dans une position assise.
  • Le titulaire est amené à se déplacer dans les installations.

 

STRESS 

  • Niveau de stress faible. Le stress peut varier selon les périodes d’achalandage de l’année et provenir des délais à respecter.

 

COMMUNICATION  

  • Le poste exige des communications fréquentes avec les interlocuteurs suivants :

 

Principaux interlocuteurs internes :

  • Tous les employés du CPE;
  • Responsables de services de garde.

 

Principaux interlocuteurs externes :

  • Parents utilisateurs;
  • Ministères et instances gouvernementales;
  • Partenaires du Réseau.

 

EFFORT PHYSIQUE

  • Le poste exige peu d’effort physique. 

 

ATTENTION SENSORIELLE 

  • Exige de faire preuve d’un niveau de concentration et d’attention sensorielle moyen.  

 

ÉQUIPEMENT

  • Utilisation d’un ordinateur et d’outils informatiques et bureautiques.