Politique de recouvrement
Politique de recouvrement - installation
1.1 L’objectif général
La présente politique a comme objectif de mettre en place un système de recouvrement pour minimiser les comptes à recevoir impayés.
Une politique de recouvrement efficace exige un système officiel qui garantisse le paiement des comptes impayés. Le fait de laisser traîner les impayés peut perturber le flux de trésorerie et être préjudiciable à la réussite du CPE.
1.2 Champ d’application
La politique s’applique à tout ce qui concerne une ou plusieurs sommes dues, parents, employés, fournisseurs, autres clients. Cette Politique s’applique conformément à la régie interne du CPE au chapitre 4- Politique administrative (voir extrait de la régie interne en annexe 1). La politique de recouvrement s’exécute en plusieurs étapes décrites ci-dessous.
Étape 1 : Avis de retard écrit (état de compte)
Selon la régie interne, le parent doit payer ses frais de garde à la semaine ou selon les modalités de paiement inscrites à son entente de services de garde. La facturation se fait aux deux (2) semaines, le parent qui n’a pas déjà réglée sa facture doit alors payer le tout sur réception. La facturation est déposée dans une fiche dans le casier de l’enfant. Lorsque le parent reçoit son état de compte, il doit prendre en considération que celui-ci représente son premier avis de retard écrit. Le parent doit payer sur réception ou prendre entente pour acquitter sa facturation en totalité au plus tard le vendredi suivant la sortie de son état de compte. A défaut de prendre entente ou de régler sa facturation, la semaine où le parent reçoit son état de compte, celle-ci comptera comme sa première semaine de préavis de départ.
Étape 2 : Avis de retard écrit
Suite aux démarches antérieures, une lettre est acheminée au client par courrier recommandé. Cet avis écrit stipule les ententes prises antérieurement et non respectées, une copie du dernier état de compte ainsi qu’une copie de l’extrait de la régie interne au point 4.7. Un délai d’une semaine est accordé au client pour effectuer son paiement en totalité. À la fin de ce dernier délai, si aucun paiement n’a été effectué son dossier est acheminé à l’agence de recouvrement. En ce qui a trait au parent utilisateur du service de garde, ce délai ainsi que celui de l’étape précédente équivalent au préavis de deux (2) semaines mettant fin à son contrat.
Étape 3 : Agence de recouvrement
Rendu au processus de recouvrement, les documents suivants sont acheminés à la compagnie de recouvrement par télécopie : formule de transfert de compte (annexe 4) dûment complété, le dernier état de compte, une copie du formulaire de suivi de recouvrement (annexe 2), une copie de l’avis de retard écrit (annexe 3) et une copie de l’avis de dossier en recouvrement (annexe 5). Les dossiers de recouvrement du CPE Bonnaventure sont traités par l’AGENCE DE RECOUVREMENT A.R.M. Le parent recevra également l’avis de dossier en recouvrement (annexe 5) lui indiquant son solde final ainsi que la date de fin de son entente de services de garde et recevra aussi son attestation des services de garde reçus.
Extrait de résolution adoptée à Rouyn-Noranda, le 7 juin 2010 lors de la tenue de la séance régulière des membres du conseil d’administration du centre de la petite enfance Bonnaventure.
Président (e) du conseil d’administration
ANNEXE 1
Extrait de la régie interne Chapitre 4-Politique administrative
Chapitre 4 - Politique administrative
4.1 Place à contribution réduite (PCR)
Les parents peuvent bénéficier pour leur enfant, d’une place à contribution réduite (PCR) dont le tarif est fixé par le MFA, s’ils répondent aux conditions prévues au règlement sur la contribution réduite. Actuellement, le tarif quotidien pour un enfant est de 7.00$.
Le CPE doit fournir au parent qui est admissible à une place à contribution réduite pour la garde de son enfant de moins de 5 ans au 30 septembre de l’année de référence :
- des services de garde éducatifs continus s’échelonnant sur un maximum de 10 heures par jour, pour un maximum de 20 jours par 4 semaines et pour un maximum annuel de 261 jours par année de référence;
- deux collations et un repas pour l’enfant gardé durant les heures prévues pour la fourniture de ces services;
- le matériel servant à la prestation du programme éducatif dispensé à l’enfant.
Le CPE s’acquitte de cette obligation en tenant compte de l’organisation de ces services, du mode de garde convenu, des jours de fréquentation par l’enfant et des heures de prestation des services tel qu’entendu entre lui et le parent.
Les parents peuvent obtenir tous les renseignements concernant ce programme en se référant au CPE.
Les documents à fournir par le parent, en référence à la place à contribution réduite lors de l’admission de son enfant au CPE sont :
- le formulaire de demande de place à contribution réduite dûment complété;
- le certificat de naissance de la mère ou du père selon la signature de la demande d’accès à la contribution réduite (l’orignal doit être vu par le CPE et la copie authentifiée);
- le certificat de naissance de l’enfant (l’orignal doit être vu par le CPE et la copie authentifiée);
- la preuve de citoyenneté canadienne ou les pièces justificatives nommées au règlement pour le ressortissant étranger;
- l’attestation de services de garde reçus lorsque l’enfant a fréquenté un autre service de garde pendant l’année de référence (formulaire remis par l’autre centre de la petite enfance ou par la responsable d’un service de garde en milieu familial).
4.2 Exemption de la contribution parentale (ECP)
Un parent peut être admissible à l’exemption de la contribution réduite (ECP), s’il bénéficie du programme d’aide sociale prévu par la Loi sur l’aide aux personnes et aux familles. Il aura alors droit à un maximum de 23.5 heures de garde par semaine ou 2.5 jours. De plus, si le parent possède une lettre de recommandation d’un organisme autorisé tel que le CSSS-Mission CLSC, le centre de réadaptation, le centre Jeunesse ou le centre hospitalier, celui-ci, peut bénéficier d’une place exemptée de contribution pour le nombre de journées recommandées par le professionnel.
Le parent doit aviser le CPE de tout changement affectant les renseignements ou les documents établissant son admissibilité (exemple : un parent qui devient prestataire du programme d’aide sociale prévu par la Loi ou qui cesse de l’être).
Un complément de documents est à fournir par le parent, en référence à la place exemptée de contribution :
- preuve que le parent est prestataire du programme d’aide sociale prévu par la Loi (fourni par son agent);
- une nouvelle preuve à l’effet que le parent est toujours prestataire du programme d’aide sociale prévu par la Loi est demandé annuellement, lors du renouvellement de l’entente de services;
- lettre de recommandation d’un professionnel de la santé et des services sociaux mentionnant le besoin de garde au-delà du 23.5 heures par semaine;
4.3 Période additionnelle de garde
Le parent est admissible à la contribution réduite pour 10 heures de services de garde éducatifs par jour.
Lorsque le parent a besoin d’une période de garde qui excède 10 heures par jour tel que convenu dans l’entente de services de garde à contribution réduite, une entente particulière portant sur ces heures additionnelles peut être conclue entre le parent et le CPE. Cette entente doit clairement indiquer le besoin du parent ainsi que le montant exigé de celui-ci pour ces heures supplémentaires.
Le tarif maximum exigé est de 5.00$ pour l’heure additionnelle de garde, pour un enfant ; ce tarif est déterminé par le MFA.
4.4 Fournitures d’articles personnels d’hygiène
Le parent qui souhaite que son enfant bénéficie des articles personnels d’hygiène fournis par le CPE et pour lesquels il encourt des frais, doit signer une entente particulière concernant la fourniture d’articles personnels d’hygiène. La description des articles personnels d’hygiène fournis à l’enfant est listée, de même que la quantité et le prix à l’unité.
- Brosses à dents : 2 par année : 1.00 l’unité total : 2.00$
- Crème solaire sans Paba (selon le protocole): 1 contenant par année total : 10.00$
Pour l’enfant qui fréquente pour la période estivale seulement (juillet-août), le prix total incluant la brosse à dent et la crème solaire est de 5.00$.
Ce montant est demandé aux parents afin d’assumer le coût de ses items. Ce montant est payable lors de l’inscription de l’enfant et est renouvelable au 1° septembre de chaque année.
Le parent pourra mettre fin à l’entente en tout temps en donnant un avis écrit au CPE. Le CPE remet alors au parent les sommes qu’il a perçues, déduction faite du coût des biens qu’il a déjà fournis (annexe B, de l’entente de services).
Lorsque le parent fait le choix de ne pas conclure cette entente, il s’engage alors à fournir ces articles d’hygiène en quantité suffisante, selon les spécificités mentionnées par le CPE (exemple : la crème solaire sans Paba, dans le respect du protocole).
4.5 Sorties organisées dans le cadre d’activités éducatives
Des sorties spéciales sont organisées à l’occasion par le CPE. Ce sont des sorties qui sortent des activités régulières et qui nécessitent quelquefois l’utilisation d’un moyen de transport. D’autres activités se déroulent dans le quartier ou à proximité.
Lorsque les activités organisées par le CPE dans le cadre d’activités éducatives ne sont pas prévues longtemps à l’avance, le parent qui désire que son enfant y participe, recevra l’information sur l’activité, le coût associé, si requis. Il devra signer l’autorisation de sortie.
Lorsque les activités organisées par le CPE dans le cadre d’activités éducatives sont prévues longtemps à l’avance, et pour lesquelles le CPE encours des frais, le parent qui souhaite que son enfant y participe, doit signer l’entente particulière concernant les sorties organisées dans le cadre des activités éducatives. La description des activités et les frais afférents sont indiqués à l’entente, de même que les modalités de paiement.
En cas d’imprévu, le CPE peut annuler la ou les sortie(s) organisée(s) et prévue(s) à l’entente; le CPE s’engage à aviser aussitôt que possible de l’annulation de ou des sortie(s).
Les frais ne sont pas remboursables si l’enfant s’absente le jour de l’activité et que sa participation était prévue.
Certaines sorties organisées dans le cadre d’activités éducatives sont défrayées par le comité social en utilisant les sommes d’argent amassées lors de levée de fonds.
4.6 Les retards
Le parent doit respecter l’entente de services de garde à contribution réduite qu’il a conclue avec le CPE pour un maximum de dix (10) heures de service de garde continus.
Les heures d’arrivée et de départ de l’enfant sont inscrites quotidiennement à la fiche de présence de l’enfant. Lors de retard, normalement exceptionnel, le parent doit en aviser, dès que possible le CPE.
Lors de dépassement du 10 heures de garde, le parent devra conclure une entente pour l’heure de garde additionnelle. L’heure additionnelle coûte cinq (5$). Ces frais sont inscrits à la facturation des frais de garde du parent.
Le parent doit respecter l’horaire de services de garde du CPE, soit de 7h00 à 18h00. En cas de retard après 18h00, le parent doit aviser l’installation, Il se verra quand même, imposer une pénalité de cinq dollars (5 $) par tranche de quinze (15) minutes. Ces frais sont inscrits à la facturation des frais de garde du parent.
Pour éviter de se voir facturer des frais supplémentaires, le parent doit avoir quitté lorsqu’il a atteint son dix (10) heures de garde continus (exemple : le parent arrive à 7h30, il doit quitté le CPE au plus tard à 17h30; le parent qui arrive à 7h30 et qui quitte à 17h40 encourt des frais supplémentaires); la même procédure s’applique pour le parent qui bénéficie de l’heure supplémentaire de service de garde et qui quitte après l’heure de fermeture du CPE. Passé l’heure de fermeture, deux personnes doivent être présentes au CPE jusqu’au départ de l’enfant. En conséquence, c’est pourquoi, on doit respecter l’horloge du CPE.
4.7 Modalités de paiement
Les frais de garde sont payables à toutes les semaines, le jeudi, ou selon l’entente de services. Le paiement doit correspondre aux termes de l’entente de services conclue pour la fréquentation de l’enfant. Une journée réservée est une journée payée et ce même si l’enfant est absent.
La facturation se fait aux deux (2) semaines. Le parent qui n’a pas déjà réglée sa facture doit payer sur réception de sa facturation. La facturation est déposée dans une fiche dans le casier de l’enfant.
Advenant un retard de paiement, un avis écrit d’un délai d’une semaine est transmis. Suite à cet avis, si le paiement des frais de garde n’est pas effectué ou si aucune entente écrite n’est prise, le CPE Bonnaventure mettra fin à la fréquentation de l’enfant (sans autre avis de sa part). De plus, l’enfant sera inscrit sur la liste d’attente régulière et ce sans priorité, si tel est le désire du parent.
Les parents doivent savoir qu’un non paiement des montants dus pour leur service de garde constitue un bris au niveau de leur entente de services et peut entraîner la perte de la place de leur enfant dans le service de garde.
Une procédure de recouvrement de frais de garde est mise en place lorsque le parent ne respecte pas son entente de services.
Le parent peut se prévaloir des modes de paiement suivants :
- Le paiement peut se faire au comptant; une boîte de dépôt sous clé, près des bureaux administratifs, est installée pour y déposer vos paiements. Prendre soin d’indiquer vos coordonnées et le montant payé sur l’enveloppe dans laquelle vous insérer votre paiement.
- Le paiement peut se faire par chèque fait à l’ordre du Centre de la petite enfance Bonnaventure. Inscrire sur le chèque le nom du ou des enfants et la ou les semaines pour laquelle ou lesquelles le chèque est versé. La boîte sous clé vous permet d’y insérer votre paiement fait par chèque.
- Le paiement peut se faire par prélèvement bancaire, de préférence, aux deux semaines. Les parents qui souhaitent que le prélèvement bancaire s’effectue aux mois doivent savoir que lors des mois comptant 5 semaines, le montant prélevé diffèrera des mois comptant 4 semaines. Le montant sera alors ajusté en conséquence.
Le parent qui désire se prévaloir du mode de paiement par prélèvement bancaire doit se présenter à la réception afin de compléter les documents nécessaires.
4.8 Chèques sans provision
Des frais de 15.00 $ seront exigés en plus des frais bancaires pour tout chèque retourné par votre institution financière. S’il y a une récidive (2 fois), le paiement sera exigé en argent comptant.
Pour chaque paiement, un reçu pourra être émis sur demande.
4.9 Reçus pour fin d’impôt
Un reçu officiel de frais de garde sera émis au plus tard le 28 février de chaque année.
4.10 Congés fériés
L’installation du CPE Bonnaventure est ouverte toute l’année, sauf les jours fériés suivants :
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La veille du Jour de l’an; |
Confédération (Fête du Canada); |
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Jour de l’An; |
Fête du Travail; |
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Lendemain du Jour de l’An; |
Action de Grâce; |
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Vendredi Saint; |
Veille de Noël; |
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Lundi de Pâques; |
Jour de Noël; |
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Journée nationale des patriotes; |
Lendemain de Noël; |
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Fête Nationale du Québec (St Jean Baptiste). |
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Lorsque ces congés tombent une journée de fin de semaine, ils seront reportés selon un calendrier fixé par le CPE.
Les jours fériés sont payables, le parent doit donc payer la contribution réduite prescrite par la loi pour chaque jour férié prévu dans l’entente de services de garde pour la contribution réduite et ce en fonction du principe jours réservés, jours payés.
4.11 Fermeture temporaire et exceptionnelle
En cas de fermeture imprévue de l’installation du CPE, indépendante de sa volonté (tempête, bris de chauffage, incendie, manque d’électricité, etc.), le parent sera avisé le plus tôt possible par téléphone ou par les postes de radio locale. Lorsque la fermeture se produit après que l’enfant a été confié au CPE le parent doit venir chercher l’enfant à l’endroit désigné par le CPE.
Le parent doit alors débourser la contribution réduite pour le premier jour de fermeture imprévue.
4.12 Avis d’absence pour maladie ou autres
Le parent doit défrayer ses frais de garde pour les absences de son enfant en raison de maladie ou autres absences.
* Lors de maladie, le parent est tenu d’aviser le centre de l’absence de son enfant, la veille ou le matin avant 9h00 ou le plus tôt possible si la maladie de l’enfant se prolonge. Il doit motiver ses absences.
Dans tous les cas, le parent doit défrayer la contribution réduite, se référant toujours à la politique de jours réservés, jours payés.
4.13 Avis de vacances
Le parent doit défrayer ses frais de garde pour les absences reliées aux vacances de son enfant.
Dans le but de répondre à des besoins de dépannage, le CPE vérifie auprès des parents dont l’enfant est absent pour vacances s’il peut prêter la place temporairement à un autre enfant. Lorsque le parent affirme qu’il n’utilisera pas le service pendant les vacances de son enfant et qu’il permet au CPE de proposer la place à des parents dans le besoin, d’autres enfants peuvent alors utiliser la place temporairement vacante. Considérant la gestion importante suscitée par le dépannage, le parent doit quand même payer les absences pour vacances de son enfant. L’autre parent qui bénéficie du dépannage a l’obligation de payer pour les journées utilisées; cependant, le CPE ne reçoit qu’une subvention pour la même place.
Pour permettre une meilleure planification des groupes pour l’été et planifier les remplacements de personnel pendant la période estivale, il est demandé au parent d’aviser l’installation du CPE avant le 1 mai de la période de vacances qu’il entend prendre avec son enfant.
Le parent a l’obligation d’aviser le CPE lorsqu’il quitte pour des vacances ou toute autre raison prolongée et s’assure d’acquitter ses frais de garde selon l’article 4.7
4.14 Avis de départ
Le parent peut, à tout moment, à sa discrétion, résilier l’entente de services de garde à contribution réduite et tout autre entente particulière conclue, au moyen de la formule prévue à l’entente « Avis de résiliation de l’entente» ou tout autre avis écrit. L’entente est résiliée de plein droit à compter de l’envoi de la formule ou à compter de la date mentionnée sur la formule.
Le CPE facturera au parent qui résilie l’entente de services, le moins élevé des montants suivants :
- Cinquante dollars (50 $);
- Dix pour cent (10%) du prix des services prévus, mais qui n’ont pas été fournis (Loi de la protection du consommateur).
Afin d’offrir le plus rapidement possible la place rendue disponible, il est souhaitable que lors du retrait d’un enfant du service de garde, le parent avise la direction ou la réception au moins 10 jours ouvrables avant la date du départ.
De même, le CPE peut résilier l’entente pour des motifs jugés sérieux : non paiement des services de garde, difficultés d’intégration persistantes de l’enfant au sein du service et autres causes semblables, en donnant un préavis de deux (2) semaines. (voir art. : 2.2)
Un enfant qui ne fréquente pas le CPE pendant quatre-vingt dix (90) jours sans que le parent en ait avisé le CPE (direction ou réception), est considéré comme ayant quitté le CPE.